Software para control de gastos empresariales: los 8 mejores en 2026

El mejor software para control de gastos empresariales en 2026 depende de quién gasta y de cómo: según tus necesidads, encajan más alternativas como Qonto si quieres cuenta, tarjetas y gastos en una sola herramienta; Pleo, Spendesk o Payhawk si buscas una plataforma de gasto especializada; y Factorial o Tickelia si el gasto lo generan empleados que viajan o reclaman dietas.

Un software para controlar los gastos de tu empresa digitaliza los tickets, aprueba los pagos y concilia las tarjetas antes de que el dinero salga, no al cerrar el mes. Para una pyme, Qonto es el más completo si quieres cuenta y gastos juntos; Pleo, Spendesk o Payhawk encajan si gasta el equipo.

Si todavía llevas el control de gastos de tu empresa en una hoja de cálculo, esta comparativa te sirve para decidir cuándo compensa dar el salto y qué herramienta encaja con tu forma de gastar, con los precios y las limitaciones de cada una a la vista.

Los 8 mejores softwares para control de gastos empresariales: comparativa de precios y funciones

Precios de las webs oficiales de cada marca, sin IVA salvo que se indique. Pleo publica su tarifa por usuario y mes: confirma el importe en euros antes de contratar. En Revolut Business el módulo de gastos se suma al plan de la cuenta.

Estas son las ocho herramientas que más aparecen en las comparativas del sector y que mejor encajan con una empresa española, ordenadas de la más completa para una pyme a las más especializadas.

1. Qonto: cuenta de empresa con control de gastos de empresa incluido

Qonto es una cuenta de empresa (una entidad de pago, no un banco) que integra tarjetas, facturas y seguimiento del gasto del equipo. En clave de control, lo que cuenta es que reúne tarjetas físicas y virtuales por miembro, presupuestos y reembolsos en el mismo panel.

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Este número es indicativo del riesgo del producto, siendo 1/6 indicativo de menor riesgo y 6/6 de mayor riesgo.

Entidad adherida al Fondo de Garantía de Depósitos de Entidades de Crédito de España. Para depósitos en dinero, el importe máximo garantizado es de 100.000 € por depositante en cada entidad de crédito.

Cuenta de empresa Qonto

• Permite generar un beneficio de hasta un 5% anual durante los dos primeros meses
• Las ganancias generadas se reciben cada mes y se abonan el segundo día de cada mes
• El servicio recompensa el uso activo de los servicios de pago de Qonto, en lugar de la inmovilización de fondos

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Precio: el plan Essential, para equipos, cuesta 49 € al mes más IVA con facturación anual (588 €). Para autónomos hay planes desde 9 € al mes (Basic), 19 € (Smart) y 39 € (Premium), además de un plan Starter gratuito.

Ideal para: pymes y autónomos que quieren cuenta, tarjetas y gastos en una sola herramienta y prefieren pagar por empresa y no por empleado.

2. Pleo: una tarjeta por empleado para pymes

Pleo entrega una tarjeta física o virtual a cada empleado y registra cada gasto en tiempo real, con captura de recibos por OCR y reembolsos de lo que se paga de bolsillo. Su modelo es fácil de entender: se paga por cada persona con tarjeta.

Precio: Start desde 8 € por usuario y mes con facturación mensual; Build, 14 €, y Optimise, 18 €, con facturación anual. Confirma el importe en euros en la web de Pleo antes de contratar.

Ideal para: pymes y startups que quieren que cada empleado pague con su propia tarjeta y que el equipo financiero deje de perseguir tickets.

3. Spendesk: gasto empresarial centralizado con usuarios ilimitados

Spendesk reúne tarjetas, reembolsos, facturas y presupuestos en un único flujo, con usuarios y tarjetas físicas ilimitados. Permite crear reglas y recordatorios automáticos para que los recibos lleguen a tiempo y extrae los datos de cada uno con OCR.

Precio: presupuesto gratuito bajo solicitud. Se compone de una cuota fija mensual por la plataforma y comisiones variables por transacción (compras con tarjeta, pagos de facturas y reembolsos).

Ideal para: equipos financieros de empresas medianas que quieren centralizar tarjetas, facturas y compras y gastan lo bastante como para que la comisión por transacción compense.

4. Payhawk: varias sociedades y operativa en divisas

Payhawk combina tarjetas Visa, gestión de gastos y cuentas a pagar en una plataforma pensada para empresas con varias sociedades, que unifica en un panel el gasto de distintos mercados. Si tu operativa gira en torno a las divisas, también encaja con una cuenta multidivisa para empresas.

Precio: presupuesto personalizado según el tamaño de la empresa y los módulos contratados.

Ideal para: grupos con varias sociedades y empresas con operativa internacional que quieren unir gastos y pago a proveedores en una sola plataforma.

5. Revolut Business: cuenta multidivisa con módulo de gastos

Revolut Business es una cuenta digital con operativa multidivisa y tarjetas para el equipo. Para el gasto ofrece herramientas que permiten capturar recibos, conciliar y categorizar gastos y reembolsar a los miembros del equipo desde el mismo sitio.

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Este número es indicativo del riesgo del producto, siendo 1/6 indicativo de menor riesgo y 6/6 de mayor riesgo.

Entidad adherida al Fondo de Garantía de Depósitos de Entidades de Crédito de Lituania. Para depósitos en dinero, el importe máximo garantizado es de 100.000 € por depositante en cada entidad de crédito.

Revolut Cuenta Business

• Cuenta multidivisa en más de 25 divisas para gestionar pagos internacionales desde una sola app.
• Cambia, envía y recibe dinero en distintas monedas de forma ágil para tu negocio.
• Tarjetas, pagos e integraciones contables para controlar mejor los gastos de empresa.

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Precio: el plan Basic parte de 10 € al mes y las herramientas de gestión de gastos suman 8 € al mes por miembro del equipo.

Ideal para: empresas con equipos que pagan en distintas divisas y quieren control del gasto sin cambiar de cuenta. Para profesionales independientes con clientes fuera de España hay un análisis específico de Revolut Business para freelancers internacionales.

6. Vivid Business: tarjetas gratuitas e ilimitadas para el equipo

Vivid Business ofrece tarjetas físicas y virtuales gratuitas e ilimitadas para el equipo, con un límite de gasto de hasta 200.000 € por tarjeta. Es una opción de control ligero: roles, límites de gasto y recordatorios de recibos desde la app.

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Este número es indicativo del riesgo del producto, siendo 1/6 indicativo de menor riesgo y 6/6 de mayor riesgo.

Entidad adherida al Fondo de Garantía de Depósitos de Entidades de Crédito de Alemania. Para depósitos en dinero, el importe máximo garantizado es de 100.000 € por depositante en cada entidad de crédito.

Cuenta remunerada Vivid

• 4% anual fijo durante los primeros 4 meses para rentabilizar el saldo disponible de tu negocio.
• Hasta un 10% de cashback en gastos con tarjeta dentro de las categorías seleccionadas.
• Cuenta digital con IBAN español para gestionar pagos, cobros y operativa del día a día.

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Precio: plan gratuito Free Start y planes de pago desde 6,9 € al mes según su web; el importe varía según el perfil (pyme, empresa o autónomo).

Ideal para: negocios que empiezan, microempresas y equipos pequeños que quieren tarjetas para todos sin pagar por tarjeta y un control básico del gasto. Para ver cómo encaja entre las alternativas conviene compararlo con los bancos para pequeñas empresas.

7. Factorial: gastos empresariales dentro de la suite de RR. HH.

Factorial incluye la gestión de gastos como un módulo más de su plataforma de RR. HH.: el empleado escanea el ticket, la herramienta lo procesa con OCR y el responsable lo aprueba o rechaza desde el panel. Según su web, la digitalización de recibos está homologada por la AEAT.

Precio: desde 5,5 € por usuario y mes según factorial.es, más el módulo de gastos; el importe final se presupuesta.

Ideal para: pymes que ya gestionan personas, ausencias y nóminas con Factorial y quieren sumar los gastos sin otra herramienta.

8. Tickelia: notas de gasto, dietas y viajes

Tickelia es una solución española de gestión de notas de gasto y viajes, desarrollada por Inology en 2013, que automatiza desde el reporte del gasto hasta su contabilización en el ERP. El empleado fotografía el ticket o registra el kilometraje con Google Maps, y su ficha en Capterra la presenta como homologada por la AEAT.

Precio: presupuesto a medida.

Ideal para: empresas con comerciales, técnicos o directivos que viajan y reclaman dietas y kilometraje con frecuencia. Si el gasto de viajes es tu mayor partida, conviene empezar por cómo reducir los gastos de viaje de la empresa.

¿Qué es un programa de control de gastos y qué debe incluir?

Un programa de control de gastos registra, clasifica y aprueba cada gasto de la empresa desde que se produce, en lugar de reconstruirlo al cierre del mes. Sustituye a la hoja de cálculo, al ticket en la cartera y a la persecución de justificantes por correo.

Cinco funciones marcan la diferencia: captura de tickets con OCR, aprobaciones por importe o equipo, tarjetas con límites de gasto, reembolsos a empleados e integración con la contabilidad. En España hay que añadir una sexta: la digitalización de recibos homologada por la AEAT, si quieres prescindir del papel.

¿Qué tipo de programa de gastos necesita tu empresa?

Casi todas las comparativas mezclan herramientas que resuelven problemas distintos. Conviene separarlas en tres familias antes de mirar los precios, porque elegir mal la familia cuesta más que elegir mal la marca.

Cuenta de empresa con gestión de gastos incluida

Qonto, Revolut Business y Vivid Business combinan la cuenta, las tarjetas y el seguimiento del gasto en una sola plataforma. Encajan en pymes y autónomos que ya buscan una cuenta para empresas y quieren que el control del gasto venga de serie, sin pagar una herramienta aparte.

Plataformas especializadas en gasto

Pleo, Spendesk y Payhawk se centran en el gasto: tarjetas corporativas por empleado, flujos de aprobación, reembolsos y, en algunos casos, compras y pago de facturas. Suelen ofrecer más control que una cuenta, a cambio de un coste por usuario, por transacción o a medida.

Gastos dentro de una suite o enfocados en viajes

Factorial añade los gastos a su plataforma de RR. HH, y Tickelia se especializa en notas de gasto, dietas y kilometraje. Son la opción lógica cuando el gasto lo generan empleados que se desplazan o cuando ya trabajas con una suite de RR. HH.

Ojo: controlar el gasto no es lo mismo que facturar ni que llevar la contabilidad. Si además necesitas emitir facturas conformes a la normativa, compara los programas de facturación o un software de gestión empresarial completo.

Otras herramientas que también aparecen en las comparativas

En las comparativas del sector aparecen también Rydoo, Emburse Captio, Expensify, Zoho Expense y Exaccta Xpens. Si alguna encaja con tu caso, aplica los mismos criterios: modelo de cobro, homologación de la AEAT e integración con tu contabilidad.

¿Cuánto cuesta de verdad controlar los gastos de un equipo de 10 personas?

El modelo de cobro pesa más que la cuota de entrada. Con un equipo de 10 personas con tarjeta, esta es la cuenta con las tarifas publicadas (sin IVA y con facturación anual):

Cálculo propio con las tarifas que publica cada marca. No incluye IVA, comisiones de cambio de divisa, reembolsos directos ni las tarjetas adicionales a las incluidas, que se facturan aparte.

Una cuota por empresa sale más barata cuanto más gente gasta; una tarifa por usuario compensa cuando solo unas pocas personas tienen tarjeta. Incluye el coste del software en el presupuesto empresarial y contrástalo con lo que hoy pierdes en tickets, reembolsos y horas de administración.

Cómo elegir el mejor software para control de gastos empresariales

Antes de comparar marcas conviene tener claro cómo gasta tu equipo. Estos seis criterios ordenan la decisión:

1. Cuenta cuántas personas gastan, no cuántas trabajan. De ahí sale el modelo de cobro que te conviene: por empresa, por usuario o a medida.
2. Decide si quieres cambiar de cuenta. Si estás abierto, Qonto, Revolut Business o Vivid integran cuenta y gastos; si tu banco es innegociable, mira Pleo, Spendesk o Payhawk.
3. Identifica qué duele más. Tickets perdidos piden OCR y recordatorios; reembolsos constantes piden notas de gasto; gasto sin control pide tarjetas con límites. Si dudas, repasa los tipos de gastos de una empresa y los gastos de empleados que más se te escapan.
4. Comprueba el encaje en España. Homologación de la AEAT para digitalizar tickets, dietas, kilometraje e integración con tu contabilidad.
5. Revisa en qué plan está cada función. Las aprobaciones personalizadas de Revolut Business empiezan en el plan Grow, las de Pleo en Build y las reglas avanzadas de Qonto son un módulo aparte.
6. Pide una demo con tus gastos reales y calcula el coste a tres años, no solo el del primer plan.

Qué te conviene según el tamaño de tu negocio

• Autónomos y microempresas: una cuenta con gastos incluidos, como Qonto o Vivid, suele bastar; en las cuentas para autónomos tienes más opciones.
• Pymes con equipo: Qonto Essential, Pleo o Revolut Business con su módulo de gastos, según prefieras pagar por empresa o por usuario.
• Empresas medianas y grupos: Spendesk o Payhawk, con flujos avanzados, multientidad y compras.

Si además necesitas anticipar la caja, un software de tesorería complementa al control de gastos con previsiones de cobros y pagos.

¿Hace falta que el software esté homologado por la AEAT?

Solo si quieres tirar el papel. La Orden EHA/962/2007 regula la digitalización certificada de facturas y exige que el software esté homologado por la Agencia Tributaria, que publica la relación de programas en su sede electrónica. Una foto o un PDF corriente no equivalen, por sí solos, a una digitalización certificada, y sin ella hay que conservar el original en papel.

La homologación de la digitalización de tickets es una cosa y las obligaciones de Verifactu otra: estas últimas afectan al programa con el que emites facturas de venta, no a la herramienta con la que controlas lo que gastas.

Preguntas frecuentes sobre software para control de gastos empresariales