Gastos de empleados: cómo gestionarlos sin perder el control en tu empresa

Los gastos de los empleados forman parte del día a día de cualquier empresa: viajes, comidas, desplazamientos, material o suscripciones necesarias para el trabajo. El problema aparece cuando estos gastos no se registran bien, se pagan de forma desordenada o no existe un sistema claro para justificarlos y controlarlos. En ese punto, la empresa pierde visibilidad sobre en qué se va el dinero

Por eso, contar con un buen sistema de control de gastos de empresa y una correcta gestión de gastos de empleados es clave para mantener las finanzas bajo control sin frenar la operativa del equipo.

• Los gastos de empleados son los pagos que realizan los trabajadores en nombre de la empresa (viajes, dietas, transporte, suscripciones o material), y requieren control para evitar errores, abusos y desajustes contables.
• Una correcta gestión de gastos de empleados se basa en políticas claras, registro de cada gasto, trazabilidad de los pagos y supervisión en tiempo real para mantener el control financiero.
• Centralizar los gastos mediante herramientas digitales y métodos de pago corporativos permite reducir reembolsos, mejorar la visibilidad del gasto y simplificar la contabilidad de la empresa.

¿Qué se entiende por gastos de empleados?

Dentro de los tipos de gastos de una empresa, los gastos de empleados engloban los desembolsos que realiza un trabajador en nombre de la empresa para poder desempeñar su actividad profesional y que, posteriormente, deben ser asumidos o compensados por la compañía. No se trata de gastos personales, sino de costes necesarios para el funcionamiento del negocio que el empleado adelanta o paga utilizando un medio autorizado por la empresa.

Dentro de los gastos de empleados suelen incluirse conceptos como viajes de trabajo, dietas, alojamiento, transporte, material profesional, suscripciones, representación comercial o gastos puntuales derivados del día a día laboral. Estos gastos deben estar justificados, registrados y alineados con la política interna de la empresa para poder ser aceptados y contabilizados correctamente.

¿Cómo controlar los gastos de los empleados?

Cuando una empresa empieza a crecer, controlar los gastos de los empleados se vuelve complicado si no hay un sistema claro. Viajes, comidas, material de trabajo o pequeñas compras del día a día pueden parecer gastos menores, pero sumados acaban teniendo un impacto importante en las cuentas.

El problema suele aparecer cuando cada empleado paga por su cuenta y luego pide el reembolso. Se pierden tickets, se olvidan gastos, se generan dudas sobre qué está permitido y la empresa pierde visibilidad sobre en qué se está gastando el dinero. Esto no solo afecta al control financiero, también genera fricción con el equipo y retrasa la gestión administrativa.

Por eso, para llevar un buen control, es clave tener normas claras desde el principio y apoyarse en una buena gestión de gastos de empleados, que permita registrar, supervisar y analizar cada pago sin fricción.. Cuanto más fácil sea para el empleado pagar y justificar, más fácil será para la empresa tener una visión real de sus gastos y tomar mejores decisiones.

¿Cómo mejorar el control de los gastos de los empleados?

Mejorar el control de los gastos de los empleados pasa, sobre todo, por ponerlo fácil. Si el proceso es complejo, nadie lo seguirá bien. Y si todo se gestiona a mano, el desorden es casi inevitable.

Una de las mejores formas de hacerlo es evitar que los empleados tengan que adelantar dinero. Cuando cada gasto se paga con una herramienta de la empresa y queda registrado al momento, se eliminan muchos problemas: no hay tickets perdidos, no hay confusiones y el control es inmediato.

Aquí es donde las tarjetas para gastos de empresa, especialmente las virtuales, se han convertido en una solución muy práctica. Permiten asignar un presupuesto a cada empleado, limitar el tipo de gasto y ver todos los movimientos en tiempo real. Herramientas como Wallester encajan de forma natural en este tipo de gestión, ya que ayudan a centralizar los gastos del equipo sin complicar el día a día ni para el empleado ni para la empresa.

¿Por qué se descontrolan los gastos de los empleados?

En la mayoría de empresas, los problemas con los gastos de empleados no aparecen por mala intención, sino por falta de herramientas y procesos claros. Cuando el control es manual o poco visible, los pequeños desajustes se acumulan y acaban generando errores, pérdidas de tiempo y tensiones internas. Estas son las causas más habituales.

Uso de dinero personal y reembolsos manuales

Uno de los motivos más comunes es que los empleados tengan que adelantar dinero de su propio bolsillo y luego pedir un reembolso. Esto suele implicar guardar tickets, rellenar formularios y esperar a que alguien los revise y apruebe. En ese proceso se pierden justificantes, se retrasan pagos y el control real del gasto llega demasiado tarde.

Muchas empresas están optando por tarjetas de empresa para empleados, que permiten pagar directamente los gastos profesionales sin adelantos ni reembolsos, y con visibilidad inmediata para el negocio. Aquí encajan soluciones como Wallester, que facilitan este tipo de control sin complicar la operativa diaria.

1️⃣ Wallester Business

• Tarjetas virtuales ilimitadas para empleados.
• Control de gastos en tiempo real desde un único panel.
• Sin adelantos de dinero ni gestión manual de tickets.

Falta de límites y políticas de gasto claras

Cuando no existen reglas claras sobre cuánto se puede gastar, en qué conceptos y en qué situaciones, cada empleado actúa según su propio criterio. Esto no solo genera incoherencias, sino que dificulta detectar gastos innecesarios o fuera de política.

Definir límites por empleado, por tipo de gasto o por periodo ayuda mucho, pero solo funciona de verdad si se aplica de forma automática. Por eso, cada vez más empresas integran herramientas de gestión de gastos de empleados que permiten establecer reglas desde el principio y evitar problemas antes de que ocurran.

Demasiados métodos de pago distintos

Tarjetas compartidas, tarjetas personales, efectivo, transferencias… cuantos más métodos de pago conviven en una empresa, más difícil es tener una visión clara de los gastos de empleados. La información queda dispersa y el control se vuelve reactivo, no preventivo.

Centralizar los pagos en tarjetas corporativas individuales simplifica enormemente la gestión y reduce errores. Además, permite saber quién ha gastado, cuánto y en qué, sin depender de revisiones posteriores ni de hojas de cálculo interminables.

Falta de visibilidad en tiempo real

Otro problema habitual es que los gastos se revisan cuando ya es tarde: a final de mes o incluso más adelante. Esto impide corregir desviaciones a tiempo y complica la toma de decisiones.

Contar con una visión en tiempo real de los gastos de empleados permite anticiparse, ajustar presupuestos y mejorar el control financiero. Soluciones digitales como Wallester están pensadas precisamente para dar esa visibilidad sin añadir carga administrativa al equipo.

Ventajas de Wallester para evitar el descontrol en los gastos de empleados

Gestionar los gastos de los empleados, gracias a empresas como Wallester se ha convertido en algo más sencillo y más localizable a simple vista para las empresas. Entre las características que pueden reducir el tiempo de búsqueda de los pagos de los empleados de tu negocio se encuentran:

Tener los gastos de empleados bajo control sin complicarse

Cuando los gastos de empleados se gestionan mal, el problema no suele ser el gasto en sí, sino el desorden: tickets que se pierden, pagos adelantados, reembolsos que se retrasan o falta de visibilidad sobre en qué se va el dinero.

Poner orden en este punto no significa desconfiar del equipo, sino facilitarles las cosas y evitar fricciones innecesarias. Si el empleado sabe cómo pagar, qué puede pagar y la empresa ve los gastos al momento, todo fluye mejor: menos errores, menos tiempo en tareas administrativas y más control financiero real.

Por eso, cada vez más empresas están apostando por modelos de gestión donde los gastos se pagan directamente desde la empresa, se registran automáticamente y quedan claros desde el primer momento, sin depender de hojas de cálculo ni procesos manuales.

Preguntas frecuentes sobre gastos de empleados