Control de gastos en empresas: cómo gestionar gastos corporativos

El control de los gastos en una empresa es uno de los pilares de una buena gestión financiera. No importa si diriges una pyme, eres autónomo o formas parte del equipo financiero de una gran corporación: sin control de gastos, cualquier estrategia de crecimiento se tambalea. La clave está en saber cómo organizar y gestionar los gastos mensuales, distinguir entre costes necesarios y prescindibles, y apoyarse en sistemas que faciliten el seguimiento y la justificación de cada euro que sale de la caja.

Por qué es importante gestionar los gastos corporativos

Los gastos de empresa son todos aquellos desembolsos relacionados con la actividad profesional o comercial: desde el alquiler de la oficina, hasta el software de gestión empresarial que usas, pasando por viajes, suministros o incluso gastos pagados con tarjeta personal que deben justificarse como corporativos.

Una mala gestión de los gastos empresariales no solo impacta en la rentabilidad, sino que también puede dificultar la financiación externa, provocar errores contables o generar conflictos internos si no hay políticas claras.

Reducir gastos no significa recortar por recortar, sino identificar partidas ineficientes o sobredimensionadas que se pueden optimizar sin afectar a la actividad del negocio. Según un estudio de Sage España y datos de CEPYME, más del 60 % de las pymes podrían mejorar su rentabilidad revisando estos gastos:

• Suscripciones y licencias infrautilizadas: Muchas empresas pagan herramientas SaaS que apenas se usan. Un análisis de uso real puede ahorrar hasta un 15 % del presupuesto tecnológico anual.
• Costes de telefonía, internet y software: Los contratos de comunicaciones y soluciones en la nube suelen renovarse automáticamente sin revisar condiciones. Comparar proveedores puede generar ahorros de hasta el 30 %.
• Dietas y desplazamientos: Las comidas, taxis o viajes comerciales son uno de los gastos corporativos más difíciles de controlar. Establecer límites y usar tarjetas de empresa con control de gasto puede reducir estos costes entre un 10 % y un 25 %.
• Proveedores duplicados o caros: Centralizar compras y renegociar precios con proveedores clave permite aprovechar economías de escala. Según EY, un 20 % de las pymes no renegocia sus contratos con regularidad.
• Alquileres de oficina sobredimensionados: En entornos híbridos o con equipos en remoto, revisar el espacio físico y adaptarlo a las nuevas necesidades puede reducir costes estructurales.
• Gastos bancarios y comisiones por servicios financieros: Revisar las condiciones de cuentas empresa, TPVs , líneas de crédito o transferencias internacionales puede ahorrar cientos o miles de euros al año. Existen opciones sin comisiones o con tarifas más ajustadas para empresas.
• Publicidad mal segmentada: Muchos negocios destinan parte de su presupuesto a campañas digitales poco efectivas. Auditar y optimizar tus campañas de Google Ads o Meta puede mejorar el ROI hasta un 40 %, según datos de HubSpot.
• Consumos energéticos: Un simple cambio de tarifa eléctrica o instalación de temporizadores puede suponer una bajada de hasta el 20 % en la factura energética.

Detectar estos gastos requiere revisar el histórico, clasificar bien las partidas y usar herramientas de control y gestión financiera. No se trata de eliminar lo que funciona, sino de gastar con cabeza y ajustar donde haya margen.

Cómo controlar los gastos de una empresa paso a paso

Si buscas tener un correcto control de los gastos de tu negocio, necesitarás cumplir con una serie de acciones y planes concretos:

1. Clasifica y organiza los tipos de gastos

Agrupa los gastos en categorías como:

• Gastos fijos: alquiler, nóminas, licencias.
• Gastos variables: suministros, transporte, comisiones.
• Gastos extraordinarios: imprevistos, inversiones puntuales.
• Gastos corporativos por empleado: dietas, desplazamientos, suscripciones, etc.

➡️Contar con una estructura clara facilita el control, la auditoría y la toma de decisiones.

2. Define políticas internas para justificar y aprobar gastos

Especialmente en empresas con varios empleados, es importante establecer límites y criterios:

• ¿Qué tipo de gastos están permitidos?
• ¿Cuál es el procedimiento para justificar un gasto con tarjeta personal?
• ¿Qué herramientas debe usar el equipo para registrar y validar los gastos?

➡️Esto ayuda a evitar abusos, duplicidades y errores contables.

Justificar un gasto realizado con tarjeta personal es imprescindible para que la empresa lo reconozca como un gasto corporativo válido y pueda contabilizarlo correctamente. Además, permite reembolsar al empleado o socio que lo haya asumido, evita problemas con Hacienda y garantiza que todos los desembolsos estén alineados con la actividad empresarial. Sin esta justificación, el gasto puede considerarse personal y no deducible fiscalmente.

Consejos para definir una política de gastos óptima:

Una política de gestión de gastos bien definida es esencial para mantener el control y la coherencia en el uso de los recursos. Estas políticas deben establecer qué tipos de gastos están permitidos, qué documentación es necesaria para justificarlos y cuáles son los límites de aprobación por rol o departamento. En definitiva:

• Establece qué tipos de gastos están permitidos: Define claramente qué se considera un gasto de empresa (transporte, dietas, material, suscripciones, etc.) y cuáles no lo son.
• Fija límites de gasto por categoría y perfil de empleado: Por ejemplo, un comercial puede tener un límite diario para dietas, y un directivo otro para desplazamientos o representación.
• Determina los requisitos para justificar un gasto: Indica qué documentos son válidos (factura, ticket, justificante digital), en qué formato y con qué datos deben presentarse.
• Especifica los plazos para presentar los justificantes: Establece una fecha máxima para subir o entregar cada gasto (por ejemplo, dentro de los 7 días posteriores al desembolso).
• Define los canales y herramientas oficiales: Deja claro si se deben reportar los gastos mediante una app específica, por email, en papel o a través de un sistema ERP.
• Crea un proceso de aprobación con responsables claros: Cada gasto debe ser revisado por alguien designado, en función del importe o del departamento correspondiente.
• Incluye directrices sobre gastos con tarjeta personal: Establece cómo se deben justificar y reembolsar los pagos realizados con fondos propios para evitar conflictos.
• Comunica la política de forma clara y accesible: Todos los empleados deben conocerla, firmarla si es necesario y tenerla disponible para consulta rápida.
• Aplica la misma norma para todos, con criterios objetivos: Evita favoritismos o excepciones sin justificación, que puedan generar desconfianza o malos hábitos financieros.

Tener criterios claros no solo previene abusos o errores, sino que agiliza la toma de decisiones, mejora la trazabilidad y facilita la auditoría contable y fiscal.

3. Utiliza software de gestión de gastos

Un programa de gestión de gastos permite llevar el control en tiempo real y automatizar procesos como:

• Digitalización de tickets y facturas.
• Asignación de gastos por departamentos o proyectos.
• Creación de informes mensuales de gastos por categoría.
• Integración con herramientas contables o de tesorería.

➡️Entre las apps más utilizadas por pymes y CFOs están Expensify, Payhawk, Captio, Pleo, N2F o Rydoo. Todas permiten un control de gastos corporativos eficiente y cumplen con la normativa fiscal vigente.

4. Controla los gastos mensuales con revisiones periódicas

Asegúrate de hacer una revisión mensual para:

• Comparar gastos reales frente al presupuesto.
• Detectar desviaciones y gastos innecesarios.
• Ajustar los límites por empleado o departamento.

Una revisión trimestral más estratégica también puede incluir renegociación de contratos, sustitución de proveedores o eliminación de servicios infrautilizados.

5. Forma a tu equipo

La gestión de gastos no es solo cosa del CFO o del contable. La formación de tu equipo es importante, todo el equipo debe entender:

• Qué es un gasto justificable.
• Cómo se reporta.
• Qué impacto tienen sus decisiones en el flujo de caja del negocio.

🗨️Una buena política de gastos empieza con una buena comunicación interna.

Herramientas y sistemas para mejorar el control de gastos empresariales

Además de apps específicas, muchas empresas integran el control de gastos dentro de su ERP o CRM, lo que facilita una visión 360º de la situación financiera. Algunas funcionalidades clave:

• Alertas automáticas por sobrecostes.
• Presupuestos asignados por proyecto.
• Informes de evolución del gasto.
• Exportación de datos para fiscalidad y auditoría.

Adicionalmente, soluciones de IA generativa (LLMs) ya permiten analizar patrones de gasto, detectar duplicidades o proponer ajustes automáticos, lo que reduce el margen de error humano y optimiza el tiempo del departamento financiero.

Consejos para mejorar la gestión de gastos en tu empresa

• 📊Define un presupuesto mensual por categoría o equipo: Establecer límites claros ayuda a evitar desviaciones y mejora la planificación financiera.
• 🧮Clasifica todos los gastos desde el primer día: Usa categorías como fijos, variables, recurrentes, extraordinarios… para facilitar el análisis posterior.
• 💻Digitaliza tickets y facturas en el momento del gasto: Reducirás errores, pérdidas de documentación y ganarás tiempo en la validación.
• 🧑‍⚖️Establece un sistema de aprobación por niveles: No todos los gastos requieren la misma revisión. Asigna responsables según importe o tipo de gasto.
• ✅Utiliza una app de control de gastos o ERP con módulo financiero: Las herramientas adecuadas te permiten automatizar procesos y obtener informes en tiempo real.
• 🔎Haz revisiones mensuales y auditorías internas trimestrales: Comparar gastos reales con presupuestados te ayuda a detectar fugas o ineficiencias.
• 🧑‍🏫Forma a tu equipo en la política de gastos de la empresa: Que todos conozcan qué se puede gastar, cómo se reporta y en qué plazos. Aumenta la responsabilidad individual.
• 👀Evita mezclar gastos personales y profesionales: Si se paga con tarjeta personal, debe justificarse correctamente y con trazabilidad clara para su devolución.
• 🏪Revisa periódicamente los contratos de proveedores: Negociar mejores condiciones o cambiar de proveedor puede suponer un ahorro importante.
• Centraliza la gestión de suscripciones y licencias: Evita duplicidades y controla el uso real de cada herramienta para reducir costes innecesarios.

El control de gastos como herramienta estratégica para la rentabilidad

Gestionar los gastos no se trata solo de recortar. Se trata de decidir dónde merece la pena invertir y dónde no. Saber cuánto cuesta cada departamento, canal de captación o unidad de negocio permite mejorar márgenes, renegociar con criterio y crecer de forma sostenible.

Un sistema de control de gastos empresarial moderno y adaptado al tamaño del negocio marca la diferencia entre sobrevivir o escalar.

Preguntas frecuentes sobre la gestión y control de gastos en empresas