Gastos de una empresa: tipos, ejemplos y retos que debes conocer

En cualquier actividad empresarial, los gastos de una empresa son uno de los elementos clave para entender la salud financiera y tomar decisiones acertadas. Da igual si es una multinacional o una empresa pequeña: cada euro que sale de la caja tiene un impacto directo en la rentabilidad y en la capacidad de crecimiento de dicha empresa.

En este artículo vas a encontrar que son los gastos de empresa, cuáles son los principales tipos que existen, cómo pueden variar según el tipo de negocio y los retos que supone poder controlarlos. 

¿Qué son los gastos de una empresa?

Los gastos en una empresa son todas las salidas de dinero necesarias para desarrollar su actividad. Incluyen desde el pago de salarios, proveedores (luz, alquiler…), impuestos o las compras de materias primas.

En términos contables, se registran como disminuciones del patrimonio neto y aparecen reflejados en la cuenta de resultados. Su correcta clasificación es esencial para cumplir no solo con la normativa contable, también con leyes fiscales para empresas, de esta forma poder realizar un análisis con mayor precisión de la rentabilidad del negocio y saber cómo gestionar los gastos corporativos de manera óptima.

Tipos de gastos de un negocio

No todos los gastos de una empresa se comportan igual ni tienen el mismo impacto en la tesorería. Clasificarlos correctamente es clave para un buen control de gastos y para tomar decisiones estratégicas que mejoren la rentabilidad. La clasificación más común incluye:

Gastos fijos:

Son aquellos que permanecen estables independientemente del volumen de ventas o producción. Su importe no varía en el corto plazo y forman parte de la estructura permanente de la empresa.

Ejemplos de gastos fijos:

• Alquiler de oficinas, locales o naves industriales.
• Sueldos y salarios del personal fijo.
• Cuotas de seguros (responsabilidad civil, salud, etc.).
• Licencias, suscripciones a software y mantenimiento básico.
• Impuestos recurrentes como el IBI o tasas municipales.

➡️Por qué importan: Mantener un control de los gastos fijos es esencial porque, al no ajustarse automáticamente a la facturación, pueden generar tensiones de liquidez en periodos de menor actividad.

Gastos variables

Fluctúan en función del nivel de producción o ventas. Son más fáciles de ajustar a la actividad y pueden ser clave para optimizar la gestión de gastos empresa.

Ejemplos de gastos variables:

• Materias primas y componentes.
• Comisiones por ventas y honorarios variables.
• Envíos, embalajes y logística.
• Consumo energético directamente ligado a la producción.
• Costes de publicidad o marketing de campañas puntuales.

➡️Por qué importan: Permiten mayor flexibilidad financiera, pero si no se controlan pueden crecer de forma desproporcionada y reducir el margen.

Gastos directos

Se asocian de forma inmediata con la producción de bienes o la prestación de un servicio. Su relación con el ingreso generado es directa y medible.

Ejemplos de gastos directos:

• Mano de obra directa de producción.
• Materiales y componentes del producto.
• Subcontratación específica para un proyecto.

➡️Por qué importan: Son parte del cálculo del coste de ventas y afectan directamente al margen bruto.

Gastos indirectos

Son necesarios para el funcionamiento de la empresa, pero no se pueden atribuir a un producto o servicio concreto.

Ejemplo de gastos indirectos:

• Servicios de limpieza o mantenimiento.
• Administración y contabilidad.
• Marketing corporativo o institucional.
• Servicios generales como internet, telefonía y seguridad.

➡️Por qué importan: Aunque no estén vinculados directamente a un producto, impactan en la rentabilidad global y deben optimizarse para mejorar la eficiencia operativa.

Gastos extraordinarios

No forman parte de la operativa habitual y suelen ser puntuales o imprevistos.

Por ejemplo:

• Reparaciones urgentes.
• Multas, sanciones o indemnizaciones.
• Cambios de maquinaria no planificados.

➡️Por qué importan: Pueden desestabilizar la liquidez si no existe un fondo de contingencia o un plan de prevención.

Gastos corporativos según el tipo de empresa

El peso y la naturaleza de los gastos dependerán mucho del modelo de negocio:

• Empresas de servicios: Mayor peso de gastos en personal, formación, software, licencias y marketing.
• Comercio minorista: Alquiler de local, stock, TPV, gastos de proveedores, transporte y suministros.
• Industria y fabricación: Costes de materias primas, energía, mantenimiento de maquinaria, seguridad y control de calidad.
• Empresas digitales o tecnológicas: Infraestructura tecnológica (servidores, software), marketing online y talento especializado.

Gastos de una empresa pequeña

En una empresa pequeña (ya sea una microempresa, un autónomo con personal a cargo o una sociedad con estructura reducida) los gastos suelen concentrarse en pocas partidas, pero su impacto en la tesorería es mucho mayor que en compañías grandes.

En este tipo de negocios, los gastos más habituales son el alquiler del local, suministros básicos, salarios y cotizaciones sociales del personal, impuestos, marketing y servicios externos como asesoría o mantenimiento. Dado que el margen de maniobra es limitado, es clave llevar un control de gastos desde el inicio, con seguimiento mensual, para ajustar costes y evitar tensiones de caja.

Ejemplos de gastos mensuales en una empresa

Tomemos como ejemplo sencillo una pyme con 5 empleados y una facturación de 30.000 € mensuales:

Nota: Estas cifras son un ejemplo orientativo. Los costes reales dependen del sector, la ubicación, el tamaño de la plantilla, el convenio colectivo y el modelo de negocio. El objetivo es ilustrar la estructura típica de gastos de un negocio, no establecer un estándar universal.

Según Infoautónomos, los gastos fijos recurrentes incluyen cotizaciones en el RETA y alquiler, pero recuerda que el beneficio neto no equivale a liquidez, ya que la liquidez real se mide por los desembolsos efectivos necesarios para operar

Retos en el control de los gastos de una empresa

Aunque medir y clasificar los gastos parece sencillo, en la práctica las empresas se enfrentan a varios obstáculos, como por ejemplo:

1. Falta de visibilidad: No tener un registro actualizado provoca que tomes decisiones basadas en estimaciones y no en datos reales. Esto puede deberse a retrasos en la contabilidad, registros dispersos en diferentes sistemas o falta de herramientas de control en tiempo real.
2. Gastos ocultos o recurrentes no controlados: Suscripciones olvidadas, comisiones bancarias o costes asociados a proveedores.
3. Variabilidad estacional
4. Subida de costes externos: Inflación, cambios en los precios de la energía, aumento del precio de materias primas.
5. Confusión entre gastos personales y empresariales: Situación muy habitual en autónomos y micropymes: usan la caja del negocio para gastos personales y con ello distorsionan la visión real de la rentabilidad del negocio.

Tips para reducir y optimizar gastos corporativos

Sin entrar específicamente en técnicas de gestión financiera, aquí tienes algunos tips clave que te pueden servir:

• Revisar al menos una vez al mes los gastos fijos y variables.
• Separar siempre las cuentas personales y de las cuentas empresa.
• Detectar gastos que no aporten valor y evaluar su eliminación.
• Tener un registro actualizado para poder tomar decisiones rápidas.
  

Los gastos de una empresa no son solo un número en la contabilidad: son el pulso real de un negocio. Entender sus tipos, ejemplos y retos es el primer paso para poder controlarlos y garantizar la rentabilidad de la empresa a largo plazo.