Fichaje digital obligatorio en 2026: cuándo entra en vigor y qué cambia

A 16 de septiembre de 2026, el fichaje exclusivamente digital todavía no es obligatorio con carácter general en España. Las empresas sí deben llevar un registro diario de la jornada laboral con la hora concreta de inicio y finalización de cada trabajador, conservarlo durante cuatro años y mantenerlo disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

El Gobierno está tramitando un real decreto que pretende sustituir el papel y los archivos Excel por registros digitales objetivos, fiables y accesibles. Sin embargo, el texto definitivo aún no se ha publicado en el BOE y no existe una fecha oficial de entrada en vigor. Hasta entonces, papel, Excel y los programas de control horario para empresas pueden ser válidos si garantizan que la jornada queda registrada de manera fiable.

Estado de la reforma a 16 de septiembre de 2026: pendiente de aprobación definitiva y publicación en el BOE. El registro de jornada es obligatorio desde 2019; el uso exclusivo de un sistema digital, todavía no.

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?

No, todavía no es obligatorio utilizar exclusivamente un sistema digital. La obligación vigente consiste en registrar diariamente el inicio y final de la jornada, pero el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone un soporte tecnológico concreto.

Por tanto, una empresa puede utilizar actualmente una hoja en papel, un documento Excel o un software, siempre que el sistema permita acreditar la jornada real, conserve los registros durante cuatro años y los mantenga disponibles ante una inspección.

La situación legal debe separarse de los cambios incluidos en el proyecto de real decreto:

Los requisitos de la segunda columna proceden del proyecto de real decreto publicado por el Ministerio de Trabajo. Pueden cambiar antes de su aprobación.

¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?

No existe una fecha oficial de entrada en vigor. El proyecto publicado por el Ministerio de Trabajo preveía que el real decreto comenzara a aplicarse 20 días después de su publicación en el BOE, pero ese plazo pertenece a un borrador y podría modificarse en el texto definitivo.

Esta es la cronología de la reforma:

• 12 de mayo de 2019: comienza a aplicarse la obligación general de registrar diariamente la jornada.
• Septiembre de 2025: el Congreso rechaza el proyecto de reducción de jornada que también incluía una reforma del registro horario.
• 30 de septiembre de 2025: el Gobierno autoriza la tramitación urgente de un real decreto específico sobre registro de jornada.
• Marzo de 2026: el Consejo de Estado formula objeciones jurídicas sobre el proyecto.
• Julio de 2026: Trabajo y Economía aplazan su aprobación hasta septiembre para revisar el texto.
• 9 de septiembre de 2026: la ministra de Trabajo anuncia que el registro digital se aprobará “con carácter inmediato”, pero no concreta una fecha.
• 16 de septiembre de 2026: el real decreto todavía no consta como publicado en el BOE.

Por tanto, no puede afirmarse que las empresas dispongan de seis meses, un año o solo 20 días para adaptarse. El plazo real no se conocerá hasta que se publique la versión definitiva.

Qué cambiará con el nuevo registro horario digital

El proyecto pretende que el registro sea digital, objetivo, fiable y accesible. No bastaría con guardar una cifra total de horas: el sistema tendría que acreditar cuándo se produjo cada fichaje, quién realizó una modificación y qué ocurrió durante la jornada.

El registro se realizaría por medios digitales

Las empresas tendrían que utilizar un sistema digital que identifique a cada trabajador y deje constancia temporal de sus fichajes. El papel y los archivos editables sin historial de cambios dejarían de ser adecuados como método ordinario.

El proyecto no obliga a utilizar una marca concreta ni establece, por ahora, una lista de programas homologados.

El empleado realizaría personalmente cada fichaje

Cada asiento debería efectuarse de forma personal, directa e inmediata al comenzar o finalizar el periodo registrado. Esto impediría completar de manera rutinaria todas las horas al final de la semana o que un responsable fichase en nombre de varias personas.

Las modificaciones tendrían que dejar rastro

Corregir un fichaje seguiría siendo posible, pero el sistema tendría que mostrar:

• El dato original.
• El dato corregido.
• La fecha de la modificación.
• La identidad de quien la realizó.
• El motivo de la corrección.
• La intervención de la empresa y del trabajador.

Si existiese una discrepancia, el registro tendría que conservar tanto la modificación como la disconformidad de la persona afectada.

Se registraría más información de cada jornada

El borrador incluye como contenido mínimo:

• Identidad del trabajador.
• Jornada completa o parcial.
• Hora y minuto de inicio y finalización.
• Inicio y final de las pausas que no sean trabajo efectivo.
• Trabajo presencial o a distancia.
• Horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
• Forma de compensación de las horas extraordinarias.
• Tiempos de espera o disponibilidad cuando proceda.
• Medidas de flexibilidad o distribución irregular.
• Total diario y mensual de horas.
• Historial de correcciones y su autoría.

Esto no significa que todas estas obligaciones estén ya vigentes con ese nivel de detalle. Son los requisitos contenidos en el proyecto conocido.

La Inspección podría acceder de forma remota

El proyecto establece que la Inspección de Trabajo pueda consultar los registros en cualquier momento, de manera inmediata y tanto presencial como remota.

La información tendría que estar disponible en un formato legible, tratable y compatible con sistemas de uso generalizado. No bastaría con mostrar capturas de pantalla o informes que la empresa no pueda exportar.

El trabajador podría consultar y descargar sus fichajes

Cada empleado podría acceder a sus propios registros y modificaciones. También se reforzaría el acceso de los representantes legales de los trabajadores y la entrega de información sobre la jornada realizada.

¿Se podrá seguir fichando en papel o Excel?

Actualmente sí se puede fichar en papel o Excel, porque la legislación vigente no impone un soporte único. No obstante, el método debe reflejar la jornada real y ofrecer garantías suficientes de conservación, disponibilidad y fiabilidad.

Un documento que pueda modificarse sin dejar rastro, que se complete semanas después o que contenga siempre horarios idénticos pese a existir variaciones puede ser cuestionado por la Inspección aunque esté elaborado en Excel.

Cuando se apruebe el real decreto en los términos del borrador, estos sistemas dejarían de ser válidos como solución ordinaria porque no garantizan por sí solos:

• La identidad de quien realiza cada fichaje.
• El momento exacto en el que se registra.
• La trazabilidad de las correcciones.
• El acceso individual de cada trabajador.
• La consulta remota por parte de la Inspección.

Si se produce un fallo técnico en el futuro sistema digital, el proyecto permite registrar temporalmente la jornada por otro medio. Después, esos datos tendrían que trasladarse al sistema digital dejando constancia de la incidencia.

¿Qué empresas estarán obligadas a utilizar el fichaje digital?

La obligación general de registrar la jornada ya alcanza a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño. También afecta a autónomos que hayan contratado empleados.

Si se aprueba la reforma, el fichaje digital se aplicaría, con las particularidades correspondientes, a:

• Microempresas, pymes y grandes empresas.
• Autónomos con empleados.
• Trabajadores presenciales.
• Teletrabajadores y plantillas híbridas.
• Empleados a tiempo completo y parcial.
• Personal desplazado o en movilidad.
• Empresas con turnos, jornada flexible o distribución irregular.
• Relaciones laborales especiales y jornadas con regulación específica.

Un autónomo sin trabajadores no tiene que registrar su propia jornada mediante el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Cómo preparar una empresa para el fichaje digital obligatorio

No es necesario contratar precipitadamente una herramienta por miedo a una fecha que todavía no está confirmada. Sí tiene sentido comprobar si el procedimiento actual podría adaptarse a los requisitos previstos.

1. Revisar cómo se registran y corrigen los fichajes

La empresa debe saber quién registra cada entrada, salida o pausa y cómo se solucionan los olvidos. Si un responsable puede cambiar una hora sin que quede constancia, el sistema presenta un problema de trazabilidad.

2. Comprobar si existe un historial de modificaciones

No basta con que el programa permita corregir un fichaje. Debe conservar el dato original, la corrección, su autor y el momento en el que se produjo.

3. Separar las distintas clases de tiempo

El sistema debería poder diferenciar entre:

• Horas ordinarias.
• Horas extraordinarias.
• Horas complementarias.
• Pausas no consideradas trabajo efectivo.
• Tiempos de disponibilidad.
• Trabajo presencial y a distancia.

La configuración concreta dependerá de los contratos, el convenio colectivo y la organización de la empresa.

4. Garantizar el acceso de los trabajadores

Cada empleado debe poder consultar sus registros sin depender permanentemente de Recursos Humanos. También conviene que pueda comunicar una incidencia y conocer el estado de su corrección.

5. Probar la exportación de datos

Antes de contratar un programa, hay que solicitar una demostración de cómo se exporta:

• La jornada de un trabajador.
• Un periodo determinado.
• Las horas extraordinarias.
• El historial de modificaciones.
• Las incidencias pendientes.
• Los registros de los últimos cuatro años.

Una pantalla atractiva no sirve de mucho si la empresa no puede entregar información comprensible ante una inspección.

6. Preparar un protocolo de incidencias

El procedimiento debe explicar qué ocurre cuando:

• Un empleado olvida fichar.
• Se queda sin batería o conexión.
• El terminal deja de funcionar.
• Se introduce una hora incorrecta.
• Existe una discrepancia sobre una modificación.
• Se cambia de proveedor de software.

7. Revisar la protección de datos

El control horario implica tratar datos personales. La empresa debe definir quién accede a ellos, durante cuánto tiempo se conservan y con qué finalidad se utilizan.

La geolocalización no debe convertirse en un seguimiento permanente del empleado. Cuando resulte necesaria para acreditar un fichaje fuera del centro, debe limitarse al momento y finalidad correspondientes.

Qué debe tener un software de fichaje digital

No existe actualmente un “software homologado” oficialmente para la futura norma. La elección debe basarse en funciones comprobables y no solamente en mensajes como “preparado para la nueva ley”.

Las comparativas de sistemas para fichar en el trabajo permiten revisar las diferencias funcionales entre plataformas. La decisión final debería tomarse después de probar con datos ficticios un fichaje, una corrección, una ausencia y la exportación de un informe.

¿Será obligatorio fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?

No. La reforma exige un registro digital, pero no obliga a utilizar datos biométricos. Una aplicación, una plataforma web, una tarjeta o un terminal con identificación individual pueden cumplir la finalidad sin tratar la huella o el rostro del trabajador.

La Agencia Española de Protección de Datos considera la biometría aplicada al control de presencia un tratamiento de alto riesgo. Antes de implantarla, la empresa debe acreditar una base jurídica suficiente, analizar su necesidad y proporcionalidad y estudiar si existen alternativas menos intrusivas.

Por tanto, una empresa no debería elegir el reconocimiento facial o la huella simplemente porque parezcan más cómodos o modernos.

Multas por incumplir el registro horario

La normativa vigente considera infracción grave la vulneración de las obligaciones sobre jornada y registro horario. Las multas generales se encuentran actualmente entre:

• 751 y 1.500 euros, en grado mínimo.
• 1.501 y 3.750 euros, en grado medio.
• 3.751 y 7.500 euros, en grado máximo.

Estas son las cantidades recogidas actualmente en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Algunas páginas mencionan multas de hasta 10.000 euros por cada trabajador, pero ese régimen no puede presentarse como vigente. Formaba parte de propuestas legislativas anteriores y su aplicación requeriría la correspondiente modificación legal.

El proyecto de real decreto sobre registro digital desarrolla cómo debería funcionar el sistema, pero no convierte automáticamente cada irregularidad en una multa de 10.000 euros por empleado.

Cómo afectará el fichaje digital a cada tipo de empresa

Pequeñas empresas con pocos empleados

Una pyme de cinco trabajadores estaría incluida en la obligación. No necesita una gran suite de Recursos Humanos, pero sí un sistema que identifique al empleado, conserve los fichajes, documente las correcciones y permita exportar los datos.

Empresas con teletrabajo

El registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad sin eliminar la flexibilidad acordada. Un trabajador remoto puede fichar mediante una aplicación o una plataforma web, pero el control horario no autoriza una vigilancia permanente de su dispositivo.

Restaurantes, bares y hoteles

En hostelería resulta especialmente importante registrar turnos partidos, pausas, cambios de horario y trabajo realizado antes de abrir o después del cierre. Los sistemas de control horario para hostelería deben permitir fichar con rapidez y documentar correctamente las incidencias.

Empresas con personal desplazado

Los trabajadores que se desplazan entre clientes o centros necesitan un método accesible desde fuera de la oficina. La geolocalización puede emplearse de manera limitada cuando sea necesaria, pero no debería registrar todos los movimientos durante la jornada.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital obligatorio