Gestión de empresas
Registro de jornada laboral: obligaciones, sanciones y cómo cumplir en 2026
Índice
El registro de jornada laboral obliga a la empresa a anotar cada día la hora concreta de inicio y finalización de cada trabajador, conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección. El incumplimiento puede considerarse infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
El registro es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019. La ley no impone hoy, con carácter general, una aplicación concreta: papel, Excel o software pueden servir si el programa de contral de horario refleja la jornada real y ofrece garantías. El convenio colectivo puede añadir requisitos. La empresa sigue siendo responsable aunque contrate un proveedor.
Qué está vigente y qué sigue pendiente en 2026
La norma vigente es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 que dice que las empresas tienen la obligación legal de registrar la jornada laboral diaria de cada uno de sus trabajadores. La obligación general empezó a aplicarse dos meses después de su publicación, el 12 de mayo de 2019.
| Vigente hoy | No es todavía una obligación general | ||
|---|---|---|---|
| Registro diario con inicio y fin concretos; organización por convenio/acuerdo o decisión empresarial tras consultar a la representación legal; conservación durante cuatro años. | Uso exclusivo de un sistema digital para todas las empresas, acceso remoto automático de la Inspección y nuevo régimen sancionador por trabajador. | ||
| El soporte puede ser en papel o digital si cumple su finalidad y lo acordado en la empresa o el convenio. | Las características concretas del proyecto de registro digital mientras no aparezcan aprobadas y publicadas en el BOE. |
| Vigente hoy | No es todavía una obligación general |
| Registro diario con inicio y fin concretos; organización por convenio/acuerdo o decisión empresarial tras consultar a la representación legal; conservación durante cuatro años. | Uso exclusivo de un sistema digital para todas las empresas, acceso remoto automático de la Inspección y nuevo régimen sancionador por trabajador. |
| El soporte puede ser en papel o digital si cumple su finalidad y lo acordado en la empresa o el convenio. | Las características concretas del proyecto de registro digital mientras no aparezcan aprobadas y publicadas en el BOE. |
El proyecto de ley que incluía la jornada de 37,5 horas y un nuevo registro digital terminó su tramitación al ser devuelto por el Congreso en septiembre de 2025. En 2026 continuó trabajándose un desarrollo reglamentario separado, pero una propuesta no sustituye a la norma vigente. Antes de cambiar procesos, comprueba si el texto definitivo se ha publicado en el BOE.
Quién está obligado a registrar la jornada
La obligación recae en todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, con independencia del tamaño de la plantilla. Con carácter general alcanza a trabajadores a tiempo completo y parcial, presenciales, híbridos, en teletrabajo, comerciales y otros puestos en movilidad.
| Situación | Cómo tratarla | ||
|---|---|---|---|
| Autónomo sin empleados | No tiene que registrar su propia jornada por el artículo 34.9. Si contrata trabajadores, sí debe registrar la de ellos. | ||
| Teletrabajo o trabajo híbrido | El sistema debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad, con inicio y fin, respetando la flexibilidad acordada. | ||
| Tiempo parcial | Registro diario y totalización mensual; entregar al trabajador un resumen mensual de horas ordinarias y complementarias y conservar los resúmenes cuatro años. | ||
| Alta dirección | La relación laboral especial de alta dirección tiene su régimen propio. No confundirla con un mando o directivo sujeto a una relación laboral ordinaria, que sí queda incluido. | ||
| ETT y contratas | Hay reglas de responsabilidad y acceso específicas. Conviene documentar quién recoge el fichaje y cómo recibe el empleador los registros. | ||
| Sectores con regulación especial | Revisar la norma sectorial y el convenio: pueden existir particularidades para transporte, marina, ferroviario u otras actividades. |
| Situación | Cómo tratarla |
| Autónomo sin empleados | No tiene que registrar su propia jornada por el artículo 34.9. Si contrata trabajadores, sí debe registrar la de ellos. |
| Teletrabajo o trabajo híbrido | El sistema debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad, con inicio y fin, respetando la flexibilidad acordada. |
| Tiempo parcial | Registro diario y totalización mensual; entregar al trabajador un resumen mensual de horas ordinarias y complementarias y conservar los resúmenes cuatro años. |
| Alta dirección | La relación laboral especial de alta dirección tiene su régimen propio. No confundirla con un mando o directivo sujeto a una relación laboral ordinaria, que sí queda incluido. |
| ETT y contratas | Hay reglas de responsabilidad y acceso específicas. Conviene documentar quién recoge el fichaje y cómo recibe el empleador los registros. |
| Sectores con regulación especial | Revisar la norma sectorial y el convenio: pueden existir particularidades para transporte, marina, ferroviario u otras actividades. |
Qué datos debe contener el registro
El mínimo legal general es breve: día de trabajo, persona trabajadora y hora concreta de inicio y finalización. Sin embargo, una empresa puede necesitar más campos para que el registro explique la jornada real y pueda auditarse.
| Nivel | Campos | ||
|---|---|---|---|
| Mínimo general | Trabajador, fecha, hora de entrada y hora de salida. | ||
| Cuando resulte necesario | Inicio y fin de pausas, interrupciones, jornada partida, guardias, desplazamientos o tramos de teletrabajo. | ||
| Buena práctica | Centro o modalidad, total diario, horas extraordinarias/complementarias, incidencia, validación y un historial de cambios con autor, fecha y motivo. |
| Nivel | Campos |
| Mínimo general | Trabajador, fecha, hora de entrada y hora de salida. |
| Cuando resulte necesario | Inicio y fin de pausas, interrupciones, jornada partida, guardias, desplazamientos o tramos de teletrabajo. |
| Buena práctica | Centro o modalidad, total diario, horas extraordinarias/complementarias, incidencia, validación y un historial de cambios con autor, fecha y motivo. |
El artículo 34.9 no obliga de forma universal a fichar cada pausa. Sí conviene hacerlo cuando, sin ese dato, la entrada y salida no permiten saber cuánto tiempo fue realmente de trabajo, o cuando lo exige el convenio o la política acordada. Una pausa será o no tiempo efectivo según la ley, el convenio y el contrato; no se puede descontar automáticamente en todos los casos.
Ejemplo de registro de horas trabajadas
Este ejemplo integra la intención “registro de horas trabajadas” sin crear otro artículo. Los campos recomendados deben adaptarse al convenio y a la operativa de la empresa.
| Empleado | Fecha | Entrada | Pausa | Reinicio | Salida | Total | Incidencia / validación | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A. López | 09/09/2026 | 08:31 | 14:02 | 14:46 | 17:15 | 8 h | Salida corregida a petición del empleado; aprobada 10/09, original conservado |
| Empleado | Fecha | Entrada | Pausa | Reinicio | Salida | Total | Incidencia / validación | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A. López | 09/09/2026 | 08:31 | 14:02 | 14:46 | 17:15 | 8 h | Salida corregida a petición del empleado; aprobada 10/09, original conservado |
No rellenes automáticamente “09:00–18:00” por coincidir con el horario teórico. El registro debe reflejar el marcaje real. Si hay un olvido, corrígelo mediante un procedimiento que conserve el dato original y el motivo del cambio.
¿Se puede llevar en papel, Excel o debe ser digital?
A fecha de esta guía, la ley estatal no impone un soporte único. El Ministerio admite sistemas en papel o telemáticos si cumplen la obligación y lo establecido por negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial. Un convenio colectivo sí puede exigir un mecanismo digital concreto.
| Sistema | Puede servir | Riesgo que hay que controlar | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Papel | Sí, en equipos simples y presenciales. | Pérdida, relleno retrospectivo, letra ilegible y dificultad para localizar cuatro años de datos. | |||
| Excel u hoja de cálculo | Sí, si registra hechos reales y tiene controles. | Edición sin rastro, versiones duplicadas, fórmulas rotas y acceso lento ante una inspección. | |||
| App o web | Sí; suele ser la opción más escalable. | Dependencia del proveedor, caídas, permisos mal configurados, geolocalización excesiva o exportaciones incompletas. | |||
| Tarjeta, QR o terminal | Sí, sobre todo en centros físicos. | Fichaje por terceros, colas, terminal averiado o falta de alternativa para remoto/movilidad. | |||
| Biometría | Solo tras un análisis especialmente riguroso. | Trata datos de categoría especial y puede ser desproporcionada si existe una alternativa menos intrusiva. |
| Sistema | Puede servir | Riesgo que hay que controlar |
| Papel | Sí, en equipos simples y presenciales. | Pérdida, relleno retrospectivo, letra ilegible y dificultad para localizar cuatro años de datos. |
| Excel u hoja de cálculo | Sí, si registra hechos reales y tiene controles. | Edición sin rastro, versiones duplicadas, fórmulas rotas y acceso lento ante una inspección. |
| App o web | Sí; suele ser la opción más escalable. | Dependencia del proveedor, caídas, permisos mal configurados, geolocalización excesiva o exportaciones incompletas. |
| Tarjeta, QR o terminal | Sí, sobre todo en centros físicos. | Fichaje por terceros, colas, terminal averiado o falta de alternativa para remoto/movilidad. |
| Biometría | Solo tras un análisis especialmente riguroso. | Trata datos de categoría especial y puede ser desproporcionada si existe una alternativa menos intrusiva. |
Excel no es ilegal por definición, pero una hoja editable por varias personas y sin control de versiones es difícil de defender como registro fiable. Si la plantilla crece, hay turnos o se corrigen marcajes con frecuencia, compensa evaluar sistemas de fichaje para empresas que generen un log de auditoría.
Cómo implantar un registro de jornada paso a paso
- Revisa la norma aplicable. Comprueba el artículo 34.9, el convenio colectivo, los contratos a tiempo parcial, los acuerdos de teletrabajo y cualquier regla sectorial.
- Define el proceso con la representación legal. El convenio o acuerdo puede organizar el registro; si no existe, la empresa decide después de consultar a los representantes de los trabajadores.
- Mapea las jornadas reales. Separa oficina, turnos, centros, remoto, movilidad, nocturnidad y jornadas partidas. Un único método puede no servir para todos.
- Elige el soporte por riesgo, no por moda. Debe ser fácil de usar, accesible, exportable, estable y capaz de conservar cambios. La empresa continúa siendo responsable aunque use un proveedor.
- Aprueba una política breve. Debe explicar cuándo fichar, cómo registrar pausas, qué hacer si falla el sistema, quién puede corregir y cómo reclamar un dato incorrecto.
- Configura privacidad y permisos. Recoge solo los datos necesarios, informa a la plantilla, limita accesos y fija plazos de conservación. Geolocalización y biometría requieren un análisis adicional.
- Forma y prueba. Haz una semana piloto con casos reales: olvido de salida, turno nocturno, visita comercial, teletrabajo y caída del sistema.
- Audita cada mes. Revisa fichajes incompletos, cambios manuales, jornadas incompatibles con descansos y horas extraordinarias. No esperes a la inspección para descubrir el problema.
Cómo registrar teletrabajo, flexibilidad, turnos y desplazamientos
| Caso | Criterio práctico | ||
|---|---|---|---|
| Teletrabajo | Registrar el tiempo efectivamente dedicado, incluido inicio y fin. Evitar vigilancia continua; el fichaje no autoriza a monitorizar toda la actividad. | ||
| Horario flexible | No sustituir el registro por una franja estándar. Debe reflejar la hora real aunque el trabajador elija cuándo comenzar dentro de un margen. | ||
| Turno que cruza medianoche | Mantener una sola sesión vinculada al turno y asignar correctamente la parte de cada día en el informe. | ||
| Movilidad o visitas | Definir qué desplazamientos computan como trabajo según el caso. Permitir fichaje móvil sin exigir geolocalización permanente si no es necesaria. | ||
| Jornada partida | Registrar los tramos para distinguir trabajo de la interrupción central. | ||
| Caída del sistema | Activar un parte de contingencia con fecha, horas, motivo, firma/validación y posterior carga trazable. |
| Caso | Criterio práctico |
| Teletrabajo | Registrar el tiempo efectivamente dedicado, incluido inicio y fin. Evitar vigilancia continua; el fichaje no autoriza a monitorizar toda la actividad. |
| Horario flexible | No sustituir el registro por una franja estándar. Debe reflejar la hora real aunque el trabajador elija cuándo comenzar dentro de un margen. |
| Turno que cruza medianoche | Mantener una sola sesión vinculada al turno y asignar correctamente la parte de cada día en el informe. |
| Movilidad o visitas | Definir qué desplazamientos computan como trabajo según el caso. Permitir fichaje móvil sin exigir geolocalización permanente si no es necesaria. |
| Jornada partida | Registrar los tramos para distinguir trabajo de la interrupción central. |
| Caída del sistema | Activar un parte de contingencia con fecha, horas, motivo, firma/validación y posterior carga trazable. |
La Ley de trabajo a distancia exige que el sistema refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad, con inicio y finalización, sin borrar la flexibilidad horaria pactada.
Cómo corregir un fichaje sin perder trazabilidad
Una corrección no debe equivaler a borrar el registro anterior. Usa este flujo:
1. El trabajador comunica el olvido o error y propone la hora correcta con una breve explicación.
2. La persona autorizada valida o rechaza la solicitud; no conviene que cualquiera edite directamente el histórico.
3. El sistema conserva valor original, valor corregido, usuario que hizo el cambio, fecha y motivo.
4. El trabajador puede consultar el resultado y dispone de un canal para discrepar.
5. El informe exportado incluye o permite recuperar el historial de cambios cuando sea necesario.
Este protocolo protege a ambas partes: evita que una errata se convierta en un registro falso y reduce conflictos sobre horas extra o ausencias.
Registro horario y protección de datos: especial cuidado con la biometría
El fichaje trata datos personales. Para un sistema ordinario, la empresa puede apoyarse en el cumplimiento de la obligación laboral, pero debe informar, limitar la finalidad, controlar accesos y no conservar información innecesaria.
La huella o el reconocimiento facial elevan mucho el riesgo porque implican datos biométricos. La Audiencia Nacional anuló en 2026 la guía de la AEPD sobre control biométrico por defectos de tramitación; la sentencia no era firme al cierre de esta guía y, en cualquier caso, no convierte la biometría en una opción libre de riesgos ni elimina el RGPD. Sigue siendo necesario justificar la base jurídica, necesidad y proporcionalidad, valorar alternativas menos intrusivas y realizar una evaluación de impacto cuando proceda.
- No implantes biometría solo porque evita que un compañero fiche por otro.
- Compara antes tarjeta nominativa, QR dinámico, PIN, app o doble factor.
- Si usas geolocalización, actívala solo en el momento de fichar y cuando sea necesaria; evita el seguimiento continuo.
- Documenta quién accede a los datos, durante cuánto tiempo y qué ocurre al cambiar de proveedor.
Cuánto tiempo hay que conservar los registros y quién puede verlos
La empresa debe conservarlos cuatro años. Durante ese periodo tienen que permanecer a disposición de la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección. “A disposición” exige poder localizarlos y entregarlos con agilidad; no basta con que el proveedor diga que existen en la nube.
- Cada trabajador debe acceder a sus propios registros; no necesita ver los de toda la plantilla.
- La representación legal debe recibir el acceso que corresponda para ejercer sus funciones, respetando la protección de datos.
- La Inspección puede requerir los registros durante una actuación. Preparar exportaciones por empleado y periodo reduce el riesgo operativo.
- Al cambiar de software, exporta y verifica el histórico antes de cancelar la cuenta.
Qué puede pedir una Inspección de Trabajo
El requerimiento dependerá del caso, pero una empresa preparada debería poder reunir sin improvisar:
- Registros diarios del periodo solicitado y su totalización.
- Política o acuerdo que explica cómo se organiza y documenta el fichaje.
- Convenio colectivo y calendarios/turnos para contrastar lo previsto con lo realizado.
- Resúmenes mensuales entregados a trabajadores a tiempo parcial y documentación de horas extraordinarias.
- Log de incidencias y correcciones, con motivo, fecha y persona que valida.
- Información de privacidad, contratos con proveedores y evaluación de impacto si se emplean tecnologías de alto riesgo.
- Procedimiento alternativo usado durante caídas o falta de conexión.
Checklist rápida antes de una inspección
¿Fichan todos los colectivos? ¿Coinciden los registros con turnos y nómina? ¿Las pausas están definidas? ¿Los cambios dejan rastro? ¿Puedes exportar cuatro años? ¿Los trabajadores acceden a sus datos? ¿Has revisado el convenio y la privacidad?
Multas por no llevar el registro de jornada
El incumplimiento de las obligaciones de registro se encuadra como infracción grave en materia de tiempo de trabajo. La cuantía vigente para las infracciones graves es la siguiente:
| Grado | Multa | ||
|---|---|---|---|
| Mínimo | 751 a 1.500 € | ||
| Medio | 1.501 a 3.750 € | ||
| Máximo | 3.751 a 7.500 € |
| Grado | Multa |
| Mínimo | 751 a 1.500 € |
| Medio | 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 a 7.500 € |
La graduación atiende, entre otros factores, a la negligencia o intencionalidad, advertencias previas, cifra de negocio, número de trabajadores afectados y perjuicio causado. Bajo la norma general vigente, no debe presentarse automáticamente como una multa de 7.500 euros “por cada trabajador”: esa formulación perteneció a propuestas de reforma y puede inducir a error.
Además de la sanción por registro pueden aparecer otros costes si se detectan horas extraordinarias no compensadas, diferencias de cotización, incumplimientos en contratos a tiempo parcial, obstrucción a la Inspección o tratamiento ilícito de datos. Son responsabilidades distintas y deben analizarse por separado.
