Control horario en teletrabajo: cómo fichar y cumplir la ley

El control horario en teletrabajo consiste en registrar cada día la hora real de inicio y finalización de la jornada de los empleados que trabajan desde casa, también si tienen horario flexible o combinan teletrabajo y oficina. Es obligatorio en España y la empresa debe garantizar este registro de jornada laboral

Para cumplir, lo más práctico es que el trabajador fiche desde una aplicación o portal web al empezar, marque las pausas que no computen como trabajo y registre la salida al terminar. El sistema debe permitir corregir errores sin borrar el dato original, consultar los registros y descargarlos ante una inspección.

• Sí, hay que fichar desde casa.
• Deben registrarse las horas reales de entrada y salida, no el horario teórico.
• El horario flexible no elimina la obligación de fichar.
• Los registros deben conservarse durante cuatro años.
• La empresa no puede obligar a instalar una app en el móvil personal.
• Fichar no autoriza a vigilar continuamente la pantalla o la ubicación.
• A 25 de septiembre de 2026, el nuevo registro exclusivamente digital todavía no se ha publicado en el BOE.

¿Es obligatorio el control horario durante el teletrabajo?

Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada empleado.

El artículo 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo confirma expresamente para el teletrabajo: el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, respetando la flexibilidad horaria e incluyendo, al menos, el inicio y el final de la jornada.

La obligación afecta a:

• Trabajadores que teletrabajan todos los días.
• Empleados con un modelo híbrido.
• Trabajadores con jornada completa o parcial.
• Plantillas con horario fijo o flexible.
• Personas que trabajan ocasionalmente desde casa.

La diferencia está en que la Ley 10/2021 considera trabajo a distancia regular el que alcanza, como mínimo, el 30% de la jornada durante un periodo de tres meses. En esos casos debe formalizarse además un acuerdo de trabajo a distancia.

Un empleado que teletrabaja un viernes de manera puntual también debe fichar ese día, aunque ese trabajo ocasional no alcance el porcentaje necesario para aplicar todo el régimen del trabajo a distancia regular.

¿Qué debe registrar un empleado que teletrabaja?

El registro debe reflejar la jornada que realmente se ha realizado, no limitarse a copiar automáticamente el horario del contrato.

Como mínimo, debe contener:

• Identificación del trabajador.
• Fecha de la jornada.
• Hora real de inicio.
• Hora real de finalización.
• Tiempo total trabajado.
• Pausas que deban descontarse del tiempo efectivo.
• Incidencias y correcciones realizadas.

No todas las pausas tienen necesariamente el mismo tratamiento. Que el descanso para comer, el desayuno u otra interrupción compute como trabajo dependerá de la normativa, el convenio colectivo, el contrato y las reglas aplicadas en la empresa.

Por tanto, la empresa debe definir qué pausas se fichan y cuáles computan como tiempo efectivo. Si una interrupción no se registra y tampoco se descuenta, el sistema puede mostrar una jornada distinta de la realmente trabajada.

Ejemplo de un registro horario correcto en teletrabajo

Supongamos que una trabajadora tiene horario flexible y realiza ocho horas efectivas:

El ejemplo presupone que las dos pausas no computan como tiempo efectivo conforme a las reglas aplicables en la empresa. Si una pausa estuviese considerada tiempo de trabajo, no debería descontarse.

El informe debe permitir conocer las marcas realizadas y cualquier modificación posterior. No sería suficiente mostrar únicamente “8 horas” sin poder comprobar cuándo comenzó y terminó la jornada.

Cómo implantar el control horario en teletrabajo

Una empresa no cumple simplemente por contratar una aplicación. También necesita definir cómo se ficha, quién revisa los registros y qué sucede cuando se produce un error.

1. Revisa el convenio y el acuerdo de empresa

Antes de configurar la herramienta, comprueba si el convenio colectivo establece reglas sobre:

• Horarios y distribución de la jornada.
• Pausas consideradas tiempo de trabajo.
• Horas extraordinarias.
• Disponibilidad obligatoria.
• Trabajo a distancia.
• Forma de organizar el registro horario.

El artículo 34.9 del Estatuto establece que el registro se organizará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes de los trabajadores.

2. Elige un método que funcione fuera de la oficina

Para una plantilla remota o híbrida, el sistema debería permitir fichar desde el navegador o desde un equipo proporcionado por la empresa.

Una hoja que se completa de memoria al final del mes difícilmente refleja con precisión la jornada diaria. En cambio, un programa de control horario para empresas puede registrar las marcas en el momento en que se realizan, generar informes y conservar el historial de cambios.

Las funciones realmente importantes son:

• Fichaje desde web y dispositivos corporativos.
• Registro de pausas.
• Solicitud de correcciones.
• Historial de modificaciones.
• Acceso individual para cada trabajador.
• Exportación de informes.
• Copias de seguridad.
• Conservación o descarga de los registros durante cuatro años.

3. Define por escrito cómo debe fichar la plantilla

La política debe responder, como mínimo, a estas preguntas:

• ¿En qué momento se registra la entrada?
• ¿Qué pausas deben marcarse?
• ¿Cómo se registra una jornada partida?
• ¿Qué debe hacer el empleado si olvida fichar?
• ¿Qué sucede si falla internet o la aplicación?
• ¿Quién aprueba una corrección?
• ¿Cómo puede el trabajador consultar sus registros?
• ¿Cómo se autorizan y reflejan las horas extraordinarias?

El procedimiento debe entregarse a toda la plantilla y aplicarse de la misma manera a quienes trabajan en la oficina y a quienes lo hacen a distancia.

4. Configura horarios y reglas de disponibilidad

Teletrabajar con flexibilidad no significa trabajar sin límites. El acuerdo puede establecer una franja de disponibilidad obligatoria y permitir que el resto de la jornada se distribuya con mayor libertad.

Por ejemplo, un empleado podría tener que estar disponible entre las 10:00 y las 14:00 y completar el resto de sus horas dentro de un margen más amplio. Aunque pueda escoger la hora de entrada y salida, deberá registrar las horas que realmente realice.

La disponibilidad pactada no sustituye al registro. Tampoco autoriza a exigir que el trabajador responda durante todo el día.

5. Prueba el sistema antes de implantarlo

Antes de dar de alta a toda la plantilla, conviene reproducir una semana real:

1. Registrar una jornada normal.
2. Introducir una pausa.
3. Simular un olvido de salida.
4. Solicitar una corrección.
5. Comprobar si se conserva el dato original.
6. Descargar un informe.
7. Acceder con la cuenta del trabajador.
8. Simular una caída de internet.
9. Verificar los permisos de responsables y administradores.

Esta prueba permite detectar si la herramienta únicamente suma horas o si realmente ofrece un registro útil ante una inspección.

¿Cómo se ficha con horario flexible?

El empleado con horario flexible debe registrar su entrada y salida reales. No se debe introducir automáticamente el horario previsto ni completar todos los días con las mismas ocho horas.

Si comienza a las 08:17 y termina a las 17:12, esas son las horas que deben figurar, descontando las pausas que no tengan la consideración de trabajo efectivo.

La flexibilidad permite adaptar la distribución de la jornada dentro de los límites pactados, pero no elimina:

• La duración máxima de la jornada.
• Los descansos diarios y semanales.
• El registro de las horas trabajadas.
• El control de las horas extraordinarias.
• El derecho a la desconexión digital.

Los correos enviados o las conexiones al sistema pueden servir como indicios de actividad, pero no deberían utilizarse como sustituto automático del registro. Tener el ordenador encendido tampoco demuestra por sí solo que toda la franja haya sido tiempo efectivo de trabajo.

¿Qué pasa si el trabajador olvida fichar?

Un olvido debe corregirse, pero no borrando o sustituyendo silenciosamente el registro.

Un procedimiento correcto sería:

1. El empleado comunica la fecha y la marca que falta.
2. Indica la hora correcta y el motivo de la incidencia.
3. Un responsable revisa la solicitud.
4. La corrección se aprueba o rechaza.
5. El sistema conserva la marca original, la modificación, la fecha y la persona que la autorizó.

Si se permite que cualquier administrador cambie una jornada sin dejar rastro, el registro pierde fiabilidad. Las correcciones deben poder explicarse ante el trabajador y ante la Inspección.

¿Qué ocurre si se cae internet o falla la aplicación?

La empresa debe disponer de un método alternativo para que el trabajador pueda comunicar el inicio, la pausa o el final de la jornada. Puede utilizarse un formulario de incidencias, un correo corporativo o un canal interno que posteriormente se incorpore al registro.

El protocolo debería indicar:

• A quién se comunica la incidencia.
• Qué información debe facilitarse.
• En qué plazo debe notificarse.
• Quién regulariza posteriormente el registro.
• Cómo se conserva la justificación.

Las interrupciones causadas por una caída de internet o un corte de suministro que no sean imputables al trabajador no deberían transformarse automáticamente en tiempo a recuperar. El Tribunal Supremo confirmó en 2023, en un conflicto relativo a teletrabajadores, que la empresa no podía repercutirles las desconexiones producidas por estas causas cuando en el trabajo presencial se considerarían tiempo de trabajo.

¿La empresa puede obligar a fichar desde el móvil personal?

No puede obligar al trabajador a instalar una aplicación de fichaje en un teléfono de su propiedad.

El artículo 17.2 de la Ley 10/2021 establece que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos personales ni imponer la utilización de esos dispositivos para trabajar a distancia.

La empresa puede ofrecer:

• Fichaje desde el navegador del ordenador corporativo.
• Una aplicación instalada en un teléfono de empresa.
• Acceso mediante una tableta o dispositivo proporcionado por la organización.
• Un método alternativo que no obligue a utilizar medios personales.

El trabajador podría utilizar voluntariamente su móvil personal si así lo desea, pero la empresa debe proporcionar una alternativa adecuada.

Control horario y privacidad: qué puede vigilar la empresa

Registrar la jornada no equivale a vigilar permanentemente al trabajador. La empresa puede adoptar medidas para comprobar el cumplimiento de las obligaciones laborales, pero deben ser idóneas, necesarias, proporcionales y respetuosas con la intimidad.

Geolocalización

La geolocalización no es un requisito para fichar desde casa. Si se utiliza, la empresa debe justificar su necesidad, informar de forma clara y limitar la recogida de ubicación a la finalidad prevista.

La Agencia Española de Protección de Datos señala que, si la ubicación se utiliza para el registro horario, no debe convertirse en un seguimiento continuo del trabajador. Los datos deberían limitarse al momento del inicio y finalización de la actividad.

En un puesto que siempre se desarrolla desde un domicilio autorizado, exigir la ubicación puede resultar difícil de justificar si existe un método menos invasivo, como el fichaje desde el navegador corporativo.

Capturas de pantalla y control de actividad

El registro de jornada no requiere capturar periódicamente la pantalla, activar la cámara, contar pulsaciones o comprobar constantemente el movimiento del ratón.

Estas técnicas no registran únicamente el horario: monitorizan cómo trabaja la persona. Su posible utilización necesitaría una justificación independiente, información previa y un análisis estricto de necesidad y proporcionalidad.

Para acreditar la jornada suele ser suficiente un sistema que registre las horas y conserve las modificaciones sin observar de manera continua el domicilio o la actividad en pantalla.

Consentimiento e información

La empresa no necesita pedir consentimiento para implantar el registro horario porque está cumpliendo una obligación legal. Sin embargo, sí debe informar a la plantilla sobre:

• Datos que se recogen.
• Finalidad del tratamiento.
• Base jurídica.
• Personas que pueden acceder.
• Plazo de conservación.
• Proveedor que trata los datos.
• Derechos de los trabajadores.
• Uso de ubicación u otros datos adicionales, si existiera.

Qué debe incluir el acuerdo de teletrabajo sobre el fichaje

Cuando el trabajo a distancia alcance el 30% de la jornada en un periodo de tres meses, debe formalizarse por escrito un acuerdo de trabajo a distancia.

Entre otros contenidos, el acuerdo debe recoger:

• Horario y reglas de disponibilidad.
• Porcentaje de trabajo presencial y remoto.
• Lugar elegido para trabajar a distancia.
• Medios de control empresarial.
• Procedimiento ante dificultades técnicas.
• Instrucciones sobre protección y seguridad de los datos.

Ejemplo de cláusula de control horario en teletrabajo

La persona trabajadora registrará diariamente el inicio y la finalización de su jornada mediante [nombre del sistema], accesible desde el navegador del equipo proporcionado por la empresa. También registrará las pausas que, conforme al convenio y a la política interna, no tengan la consideración de tiempo efectivo de trabajo.

En caso de olvido, error o imposibilidad técnica, comunicará la incidencia mediante [canal] indicando la fecha, la hora y el motivo. Cualquier corrección conservará el registro original, la modificación realizada y la identificación de quien la autorice.

El sistema se utilizará exclusivamente para gestionar y acreditar la jornada. No realizará seguimiento continuo de la ubicación, capturas de pantalla ni monitorización permanente de la actividad. Los registros permanecerán disponibles para la persona trabajadora y se conservarán durante cuatro años.

La redacción debe adaptarse al convenio y a la operativa real de la empresa. No conviene mencionar una herramienta o procedimiento que después no se utilice.

Control horario y derecho a la desconexión digital

El trabajador a distancia tiene derecho a no atender correos, mensajes o llamadas fuera de su jornada y de las franjas de disponibilidad pactadas.

El artículo 18 de la Ley 10/2021 obliga a la empresa a limitar el uso de los medios de comunicación durante los descansos y elaborar, previa audiencia de los representantes, una política interna de desconexión digital.

El registro horario ayuda a aplicar este derecho porque permite delimitar cuándo termina la jornada. Sin embargo, pierde utilidad si los responsables continúan enviando tareas que deben resolverse después de fichar la salida.

La política debería contemplar:

• Horarios en los que no se espera respuesta.
• Programación del envío de correos.
• Uso de mensajes de ausencia.
• Excepciones justificadas y limitadas.
• Reglas para guardias o disponibilidad.
• Formación específica para responsables de equipo.

¿Qué sistema de control horario utilizar para teletrabajo?

No existe una aplicación oficialmente homologada por el Gobierno. La empresa debe valorar si el sistema permite construir registros fiables y cumplir su procedimiento interno.

Para teletrabajo conviene priorizar:

• Acceso mediante navegador.
• Funcionamiento desde equipos corporativos.
• Fichaje en remoto y presencial desde la misma cuenta.
• Registro de pausas y jornadas partidas.
• Gestión de incidencias.
• Historial de cambios.
• Informes por empleado y periodo.
• Permisos diferenciados.
• Exportación de todos los datos.
• Política clara de conservación.
• Ausencia de vigilancia innecesaria.

La comparación de sistemas de fichaje para empresas permite distinguir entre aplicaciones web, móviles, terminales físicos y sistemas adaptados a plantillas híbridas.Sanciones por no registrar el teletrabajo

Incumplir las normas de jornada y registro horario se considera una infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Actualmente, las multas generales por infracciones graves oscilan entre:

• 751 y 1.500 euros, en grado mínimo.
• 1.501 y 3.750 euros, en grado medio.
• 3.751 y 7.500 euros, en grado máximo.

Además de la sanción, una inspección puede exigir la regularización de horas extraordinarias, salarios o cotizaciones si los registros muestran jornadas que no se habían declarado correctamente.

En los contratos a tiempo parcial, incumplir las obligaciones específicas de registro puede provocar que el contrato se presuma celebrado a jornada completa, salvo que la empresa demuestre lo contrario.

¿Es ya obligatorio utilizar un registro horario digital?

A 25 de septiembre de 2026, el registro diario continúa siendo obligatorio, pero la reforma que pretende imponer un sistema exclusivamente digital todavía no se ha publicado en el BOE.

Por tanto, no es correcto afirmar que todas las hojas en papel o Excel estén ya prohibidas por una nueva ley en vigor. El sistema actual debe ser fiable, reflejar la jornada real, conservarse durante cuatro años y permanecer disponible.

No obstante, para una plantilla en teletrabajo una solución digital suele ofrecer más garantías que un documento rellenado posteriormente: permite fichar desde diferentes ubicaciones, gestionar incidencias, conservar cambios y entregar informes sin reconstruirlos.

Preguntas frecuentes sobre el control horario en teletrabajo