Software de control horario: cómo cumplir la ley y gestionar empleados sin errores

El software de control horario es la herramienta digital que permite registrar la jornada laboral de los empleados y cumplir con la obligación legal de control horario en España. No es solo una app para fichar. Es un sistema que impacta en cumplimiento normativo, organización interna y gestión de vacaciones.

Desde 2019, todas las empresas deben llevar un registro diario de jornada. No hacerlo puede implicar sanciones importantes. No hacerlo puede implicar sanciones importantes, y conviene tener claro cómo encaja esto con la categoría profesional y el grupo de cotización cuando gestionas empleados.

• El software de control horario es obligatorio para todas las empresas con empleados.
• No es solo fichaje: incluye registro de jornada laboral, vacaciones y portal del empleado.
• Un mal sistema genera conflictos internos y errores legales.
• El coste real depende del número de empleados y del nivel de integración.

¿Qué es un software de control horario y por qué es obligatorio?

El software de control horario es un sistema que permite registrar la hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada empleado.

La normativa exige:

• Registro diario de jornada.
• Conservación de los datos durante al menos cuatro años.
• Disponibilidad ante inspección.

Esto convierte al software de registro de jornada laboral en una herramienta de cumplimiento legal, no solo organizativa.

No importa el tamaño de la empresa. Si tienes trabajadores, debes registrar su jornada.

Principales software de control horario en España

El mercado de software de control horario ha evolucionado mucho desde la entrada en vigor del registro obligatorio de jornada. Hoy no hablamos solo de fichar, sino de soluciones integrales de gestión de empleados.

A continuación, analizamos algunas de las herramientas más utilizadas en España desde un enfoque práctico.

1️⃣ Factorial

Factorial: la plataforma de gestión de recursos humanos más polivalente. Incluye control horario, portal del empleado y gestión de vacaciones.

Puntos fuertes:

• Portal del empleado muy completo.
• Gestión integrada de vacaciones y ausencias.
• Interfaz intuitiva.
• Escalable para pymes en crecimiento.

A tener en cuenta:

• Precio superior a soluciones básicas de fichaje.
• Puede ser excesivo para empresas muy pequeñas.
• Enfocado más a gestión global de RRHH que solo a registro de jornada laboral.

Ideal para: pymes que quieren centralizar control de presencia, vacaciones y documentación laboral en un único sistema.

2️⃣ Sesame HR

Sesame HR se posiciona como solución centrada en control horario y gestión del tiempo.

Puntos fuertes:

• Buen sistema de fichaje remoto.
• Control de presencia y turnos.
• Informes exportables para inspecciones.

A tener en cuenta:

• Menos completo en gestión documental que plataformas más amplias.
• Puede requerir configuración inicial más detallada.

Ideal para: empresas que priorizan registro de jornada laboral y control de presencia.

3️⃣ aTurnos

aTurnos está orientado especialmente a gestión de turnos y planificación.

Puntos fuertes:

• Planificación avanzada de horarios.
• Control de presencia robusto.
• Gestión de cuadrantes complejos.

A tener en cuenta:

• Interfaz menos moderna.
• Más orientado a sectores con turnos intensivos (sanidad, retail).

Ideal para: empresas con alta rotación de turnos y horarios variables.

4️⃣ Bizneo HR

Bizneo es una solución modular de recursos humanos que incluye registro horario.

Puntos fuertes:

• Plataforma completa de RRHH.
• Módulos escalables.
• Portal del empleado integrado.

A tener en cuenta:

• Coste más elevado.
• Puede ser complejo para microempresas.

Ideal para: empresas medianas que buscan integrar control de vacaciones de empleados, portal del empleado y procesos de selección.

Tabla comparativa de principales softwares de control de horario

Si además del fichaje estás revisando herramientas para profesionalizar la empresa, esta decisión suele ir de la mano de los softwares de facturación más usados en pymes.

Diferencias entre registro de jornada, control de presencia y portal del empleado

Aquí es donde muchas empresas se confunden.

Software registro jornada laboral

Se centra en el cumplimiento legal del fichaje obligatorio.
Registra entrada y salida.

Es el mínimo exigido por ley.

Software de control de presencia

Va más allá del registro básico.

Permite:

• Control de retrasos.
• Horas extra.
• Ausencias.
• Turnos rotativos.

Es más operativo que legal.

Software control vacaciones empleados

Permite gestionar solicitudes, aprobaciones y saldo de días disponibles.

Evita errores manuales en Excel y conflictos internos.

Software portal del empleado

Es una plataforma donde el trabajador puede:

• Fichar.
• Consultar su registro.
• Solicitar vacaciones.
• Descargar documentos.

Es la capa de experiencia de usuario.

¿A quién afecta el software de control horario?

A cualquier empresa con empleados.

Pero el impacto varía según tamaño y estructura.

Autónomo con 1-3 empleados

Necesita un sistema sencillo, económico y fácil de usar.

El riesgo es elegir una herramienta demasiado compleja para su estructura.

Pyme con 5-50 empleados

Aquí el control de presencia y vacaciones cobra relevancia.

No basta con registrar entradas y salidas.
Se necesita control de turnos y ausencias.

Empresa con múltiples centros o teletrabajo

Necesita:

• Registro geolocalizado.
• Acceso remoto.
• Integración con nóminas.
• Portal del empleado robusto.

Aquí la complejidad aumenta.

Sanciones por no cumplir con el registro de jornada

No llevar registro horario puede implicar sanciones económicas relevantes.

Además, ante una inspección, la empresa debe demostrar:

• Registro individualizado.
• Conservación de datos.
• Fiabilidad del sistema.

Un Excel editable no ofrece garantías suficientes.

El riesgo no es solo la multa. Es la inseguridad jurídica.

Ventajas y desventajas de un software de control horario

En general, la tendencia es clara: cada vez más áreas del negocio se mueven hacia sistemas verificables, desde RRHH hasta software que debe cumplir requisitos técnicos de trazabilidad como el software Verifactu.

¿Cuánto vale un software de control horario?

El coste suele depender del número de empleados.

Escenario aproximado:

Empresa de 10 empleados:

• Licencia media: 2–5 € por empleado/mes.
• Coste mensual: 20–50 €.
• Coste anual: 240–600 €.

Empresa de 50 empleados:

• Coste mensual: 100–250 €.
• Coste anual: 1.200–3.000 €.

Costes adicionales posibles:

• Implantación inicial.
• Integración con nóminas.
• Formación.

Para evitar sorpresas, lo más útil es llevarlo a números y meterlo en un presupuesto de tesorería con costes recurrentes y de implantación.

Lo que realmente debes decidir antes de implantarlo

El software de control horario no es solo una herramienta legal. Es una pieza estructural de la gestión de personas.

La decisión correcta no es la más barata.
Es la que se adapta a tu tamaño, estructura y previsión de crecimiento.

Una mala elección genera fricción constante.
Una buena elección ordena tu gestión interna durante años.

Preguntas frecuentes sobre software de control horario