Gestión de empresas
Empleados digitales de Vivid Business: qué son Anna, Lucas y Emma y para qué sirven realmente
Índice
Los empleados digitales de Vivid Business son tres asistentes de inteligencia artificial integrados directamente en la cuenta de empresa. Se llaman Anna, Lucas y Emma, cada uno especializado en un área distinta: administración y gestión del día a día, asesoramiento legal básico y finanzas operativas.
Su utilidad principal para una empresa es clara: se encargan de las tareas repetitivas que consumen tiempo sin generar valor directo (redactar correos, preparar contratos, hacer seguimiento de facturas) para que el equipo pueda centrarse en lo que realmente importa.
Qué son los empleados digitales de Vivid Business
Los empleados digitales de Vivid Business son tres agentes de inteligencia artificial integrados directamente en la cuenta de empresa, cada uno especializado en un área distinta: gestión personal y administrativa, asesoramiento legal y finanzas. No son chatbots genéricos ni una suscripción externa que hay que conectar — viven dentro de la cuenta y tienen acceso a los datos de la empresa con los permisos que tú definas.
Lo que los diferencia de un asistente de IA convencional es que aprenden de tus tareas anteriores. La primera vez que redactan un contrato con los datos de tu empresa, lo hacen desde cero. La segunda, ya saben tu nombre comercial, dirección fiscal y las cláusulas habituales que usas. Cada tarea les deja más contexto para la siguiente.
Tres características comunes a los tres:
- Tienen su propia dirección de email, como un miembro real del equipo. Puedes incluirla en conversaciones o reenviarles correos y ellos extraen la información necesaria para completar la tarea.
- Trabajan con documentos en DOCX y PDF, por texto o por voz.
- Se conectan a Google Drive y Google Docs, para guardar y editar archivos directamente sin salir de su flujo de trabajo.
Anna: la asistente personal
Anna es el agente de uso más general. Se encarga de las tareas administrativas y de organización del día a día que consumen tiempo sin generar valor directo: redactar correos, organizar documentación, preparar resúmenes de reuniones, gestionar recordatorios, responder consultas repetitivas de clientes.
Para qué sirve Anna en la práctica:
- Redactar respuestas a correos de clientes o proveedores a partir de un reenvío.
- Preparar resúmenes de documentos largos (contratos, informes, propuestas).
- Organizar y clasificar documentación recibida.
- Gestionar tareas recurrentes que siguen siempre el mismo patrón.
El caso de uso más concreto que describe la propia landing: un cliente envía un correo con una consulta estándar. Lo reenvías a Anna con una nota breve. Anna redacta la respuesta, la guarda en Drive y te la pasa para revisar antes de enviar. En lugar de 15 minutos, el proceso te lleva 2.
Lucas: el colaborador legal
Lucas está especializado en documentación y asesoramiento legal básico para empresas. Redacta contratos, revisa cláusulas, adapta plantillas legales a los datos de tu empresa y responde dudas sobre normativa aplicable a tu actividad.
Para qué sirve Lucas en la práctica:
- Redactar contratos con proveedores o clientes nuevos usando los datos de tu empresa que ya tiene guardados.
- Adaptar plantillas de acuerdos de confidencialidad, contratos de prestación de servicios o condiciones generales.
- Revisar un contrato recibido y señalar cláusulas que conviene revisar con un abogado.
- Responder dudas básicas sobre obligaciones legales de una empresa o autónomo.
Matiz importante: Lucas no es un abogado y sus respuestas no sustituyen el asesoramiento legal profesional. Es útil para trabajo preparatorio — tener un primer borrador de contrato listo antes de que lo revise tu asesoría — no para decisiones legales con consecuencias relevantes.
Emma: la asistente financiera
Emma se ocupa de las finanzas del día a día: análisis de gastos, preparación de informes financieros, seguimiento de facturas pendientes, conciliación de movimientos y respuestas a dudas sobre la situación financiera de la empresa.
Para qué sirve Emma en la práctica:
- Preparar un resumen mensual de gastos por categorías a partir de los movimientos de la cuenta.
- Hacer seguimiento de facturas pendientes de cobro y generar recordatorios.
- Responder preguntas sobre el estado de tesorería: cuánto se ha gastado este mes, qué facturas están pendientes, cómo va el cashback acumulado.
- Ayudar a preparar la información que necesita la gestoría cada trimestre.
Emma tiene acceso directo a los datos financieros de la cuenta de Vivid Business, lo que significa que no trabaja sobre datos exportados manualmente — trabaja sobre la información real y actualizada de la empresa.
Cuánto tiempo y dinero pueden ahorrar los empleados digitales de Vivid
Los datos que proporciona Vivid para sus empleados digitales son:
- Hasta 13 horas semanales ahorradas por usuario en tareas administrativas.
- Hasta 4.000€ al mes en costes operativos reducidos.
- 1,3 veces más productividad en pymes que adoptan IA frente a las que no lo hacen.
Estos datos son del propio Vivid, así que hay que leerlos con perspectiva — el ahorro real depende de cuántas tareas repetitivas tenga cada empresa y con qué frecuencia use los agentes. Una agencia con mucho volumen de documentación y correos puede acercarse a esas cifras. Un autónomo con poca actividad administrativa notará menos diferencia.
Lo que sí es verificable: los tres agentes están disponibles gratis en todos los planes de Vivid Business, incluido el plan Free Start (0€/mes). No hay coste adicional, no es una prueba gratuita con límite de tiempo y no requiere contratar un plan superior para usarlos.
Seguridad y cumplimiento normativo
Es la pregunta que más se hace cualquier empresa antes de meter datos propios en un sistema de IA: ¿dónde van esos datos y quién los controla?
Vivid opera con tres marcos de cumplimiento para sus empleados digitales:
- AI Act europeo: los agentes están diseñados bajo los principios de transparencia y uso responsable de la IA que exige la normativa europea.
- DORA: Vivid cumple con los requisitos de resiliencia operativa digital para entidades financieras que establece este reglamento.
- GDPR: los servidores están dentro de la Unión Europea y los datos se tratan según el Reglamento General de Protección de Datos.
Sobre el control de los datos: tú decides quién puede acceder a la información que comparten los agentes. Los datos de empresa que introduces (nombre, dirección, cláusulas habituales) no son accesibles por otros usuarios ni se usan para entrenar modelos externos.
Para quién tienen más sentido
Los empleados digitales de Vivid Business encajan especialmente bien en estos perfiles:
- Autónomos con alta carga administrativa. Consultores, diseñadores, abogados o asesores que dedican horas a redactar propuestas, contratos y correos repetitivos. Anna y Lucas resuelven exactamente esa fricción.
- Pequeñas empresas sin departamento administrativo propio. Un equipo de 3 a 10 personas donde cada uno hace de todo. Tener a Emma haciendo el seguimiento de facturas y a Anna gestionando el correo libera tiempo real para trabajo de valor.
- Startups en fase temprana. Que necesitan operar con estructura sin el coste de contratar perfiles de soporte. Los tres agentes cubren las funciones básicas de administración, legal y finanzas sin añadir coste fijo.
- Negocios con mucha documentación contractual. Empresas que firman contratos frecuentes con clientes o proveedores y que pueden usar a Lucas para tener borradores listos antes de la revisión legal.
Estado actual: beta gratuita
Los empleados digitales están disponibles en fase beta gratuita. Esto significa que el producto está en desarrollo activo — las funcionalidades pueden ampliarse, algunos flujos pueden tener limitaciones que en la versión final no estarán, y Vivid está incorporando sugerencias de los usuarios actuales para definir qué nuevas funciones añadir.
La ventaja de entrar ahora: acceso completo sin coste adicional mientras dura la beta, y la posibilidad de influir en el desarrollo enviando sugerencias sobre lo que falta o lo que no funciona como esperabas.
Planes en los que están incluidos los empleados digitales
Los tres empleados digitales — Anna, Lucas y Emma — están disponibles en todos los planes de Vivid Business sin coste adicional. Tanto si tienes el plan gratuito como si pagas por uno superior, los tres agentes son tuyos desde el primer día.
Estos son los planes disponibles para pymes:
Free Start — 0€/mes
El plan de entrada. Pensado para empresas recién constituidas que quieren probar las funciones de banca sin comprometerse a ningún pago. Incluye los tres empleados digitales completos, atención personalizada 24/7 y las funciones básicas de la cuenta. Sin coste, sin fecha de caducidad.
Basic — 6,90€/mes (con pago anual)
Para pequeñas empresas con transacciones regulares que necesitan banca diaria fiable a bajo coste. Incluye los tres empleados digitales y amplía los límites operativos de la cuenta respecto al plan gratuito.
Pro — 18,90€/mes (con pago anual)
El plan más completo para empresas en crecimiento con mayor actividad y necesidades avanzadas. Incluye los tres empleados digitales y desbloquea las funciones más avanzadas de la cuenta: límites más altos en la cuenta de intereses (hasta 1.000.000€), cashback más elevado, tarjetas adicionales sin límite y acceso al bróker corporativo completo.
En los tres casos, los empleados digitales están en beta gratuita, lo que significa que el acceso completo a los tres agentes no tiene coste adicional independientemente del plan que elijas. Si en el futuro Vivid decide monetizarlos de forma separada, los usuarios actuales serán informados con antelación.
Cómo empezar a usar los empleados digitales de Vivid
No requiere formación ni proceso de incorporación. Según la propia landing de Vivid, puedes empezar a usar los empleados digitales justo después de registrarte en la cuenta de empresa.
Los pasos son:
- Abrir una cuenta de Vivid Business (cualquier plan, incluido Free Start).
- Acceder a la sección de Empleados Digitales dentro de la cuenta.
- Elegir con qué agente empezar según la tarea que tengas pendiente.
- Compartir los datos de tu empresa una vez — nombre, dirección, tipo de actividad — para que los agentes los usen en las tareas siguientes.
A partir de ahí, cada tarea que completan mejora el contexto que tienen sobre tu empresa.
