Cómo calcular el IVA e IRPF de una factura

Calcular el IVA y el IRPF en una factura puede parecer sencillo, pero es uno de los temas que más dudas genera entre autónomos, pymes y profesionales que facturan servicios. Un error puede afectar a tu liquidez, provocar descuadres contables o incluso obligarte a emitir facturas rectificativas. En esta guía aprenderás cómo calcular IVA e IRPF, cómo obtener la base imponible, cómo aplicar retenciones y cómo evitar los fallos más habituales.

¿Qué es y cómo calcular IVA e IRPF en una factura?

Calcular IVA e IRPF consiste en partir de la base imponible y aplicar porcentajes distintos según el caso. El IVA se repercute al cliente y posteriormente se ingresa en Hacienda. La retención de IRPF se descuenta del importe que vas a cobrar: el pagador la ingresa en tu nombre en la Agencia Tributaria.

Este cálculo de impuestos es obligatorio en:

• Facturas emitidas a empresas
• Facturas entre autónomos
• Servicios profesionales
• Alquileres de local u oficina
• Actividades sujetas a IVA e IRPF

Conceptos clave a saber antes de calcular IVA e IRPF

• Base imponible: Es el precio de tu servicio o producto sin impuestos ni retenciones. Todo se calcula sobre esta cifra.
• IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido. En la mayoría de servicios profesionales se aplica el 21 %, aunque existen tipos reducido (10 %) y superreducido (4 %) y determinados servicios exentos.
• IRPF (retención): Es un anticipo del impuesto sobre la renta. En facturas de profesionales a empresas o autónomos se aplica, por regla general, un 15 % de retención, o un 7 % para nuevos profesionales durante el primer año y los dos siguientes.

¿Cuándo se aplica IVA y cuándo IRPF?

Para calcular IVA e IRPF correctamente no basta con saber las fórmulas; hay que saber cuándo se aplican:

• IVA: Se aplica casi siempre en la prestación de servicios y venta de productos, salvo actividades exentas (ciertos servicios sanitarios, educativos, seguros, etc.). Lo repercutes en la factura y luego lo ingresas a Hacienda en tus modelos de IVA.
• IRPF: Solo se aplica si facturas como profesional (no como comerciante) y el cliente es empresa o autónomo establecido en España. No se aplica IRPF en facturas a particulares, ni normalmente en operaciones con clientes extranjeros. El cliente descuenta la retención y la ingresa en Hacienda a tu nombre.
  

Cómo calcular IVA e IRPF paso a paso

Si conoces el precio sin impuestos tienes el primer paso; el proceso siempre comienza con la base imponible. Desde ahí se aplican los porcentajes correspondientes.

Cómo calcular IVA e IRPF desde la base imponible

Cuando el cliente te da un precio con IVA incluido, puedes obtener la base imponible dividiendo entre 1 + el tipo de IVA.

Fórmulas básicas:
Base imponible = Total / 1,21 (si el IVA es del 21 %)
IVA = Base imponible × tipo de IVA
IRPF = Base imponible × tipo de retención
Total factura = Base imponible + IVA – IRPF

Ejemplo 1: servicio profesional estándar

Quieres facturar un proyecto de 300 € (base) con IVA 21 % e IRPF 15 %.

En tu contabilidad declaras: 300 € de ingreso.
IVA repercutido: 63 €.
IRPF soportado: 45 € ya ingresados a tu favor en Hacienda.

Ejemplo 2: nuevo profesional con retención reducida (7 %)

Mismo proyecto de 300 €, pero llevas menos de 3 años de alta y aplicas IRPF 7 %.

Cómo calcular la base imponible con IVA e IRPF a partir del total

Una duda muy típica es cuando solo conoces el total que quieres cobrar o el total que figura en una factura, pero no la base imponible exacta, la fórmula general es:

Base imponible = Total factura ÷ (1 + tipo IVA – tipo IRPF)

(Los tipos se expresan en forma decimal: 21 % → 0,21; 15 % → 0,15.)

Ejemplo: sabes el total, quieres desglosar

Si, por ejemplo, si has pactado un precio final de 500 €, con IVA y retenciones incluidas, el paso a paso sería:

1. Calculas el factor: 1 + 0,21 – 0,15 = 1,06
2. Base imponible: 500 ÷ 1,06 ≈ 471,70 €
3. IVA: 471,70 × 0,21 ≈ 99,06 €
4. IRPF: 471,70 × 0,15 ≈ 70,76 €
5. Comprobación: 471,70 + 99,06 – 70,76 ≈ 500 €

Con este método puedes calcular la base imponible de una factura con IVA e IRPF a partir de cualquier total cerrado.

Cómo calcular el IRPF de una factura

El IRPF solo se retiene cuando facturas como profesional a:

• Empresas
• Autónomos
• Inquilinos de un local u oficina (si actúas como arrendador profesional)

En esos casos, tu cliente te paga menos porque descuenta la retención y la ingresa en Hacienda a tu nombre. El porcentaje general es el 15%, pero los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante sus tres primeros años de actividad.

Fórmula:
IRPF = Base imponible × tipo de retención

Casos frecuentes al calcular IVA y retención

A la hora de calcular IVA e IRPF no todas las facturas funcionan igual. Dependiendo de si tu cliente es empresa, autónomo, particular o del tipo de servicio que prestas, la combinación de IVA y retención cambia. Estos son los escenarios más frecuentes y cómo debería quedar el cálculo en la factura.

Servicio profesional estándar (IVA 21 % e IRPF 15 %)

Es el caso clásico de un autónomo profesional (consultor, diseñador, abogado, formador no exento…) que factura a una empresa o a otro autónomo en España. El total de la factura será: Base + IVA – IRPF.

Nuevo autónomo con retención reducida (IRPF 7 %)

Si eres nuevo autónomo y cumples los requisitos, puedes aplicar una retención del 7 % durante el año de alta y los dos siguientes. El cálculo es idéntico, pero cambia el porcentaje de IRPF.

Venta de producto o servicio sin IRPF (solo IVA)

Muy frecuente en comercios, e-commerce y negocios B2C. Aquí solo se aplica IVA, sin retención:

• Facturas a particulares.
• Eres empresario/comerciante, no profesional que deba practicar IRPF.

Servicio exento de IVA pero con IRPF

En algunas actividades, el servicio está exento de IVA, pero sigues siendo profesional a efectos de IRPF cuando facturas a una empresa o autónomo.

Factura sin IVA ni IRPF (casos especiales)

Hay situaciones en las que puedes encontrarte con facturas sin IVA y sin IRPF, donde la clave no es el cálculo (que es simple), sino saber justificar correctamente por qué no aplicas IVA ni retención según la normativa.

• Operaciones con clientes de fuera de España/UE (exportaciones de servicios o bienes, cumpliendo requisitos de localización del IVA).
• Determinados supuestos exentos o no sujetos y sin obligación de practicar retención.

Te explicamos el cálculo según cada caso:

Factura con IVA pero sin IRPF

No todas las facturas llevan retención. De hecho, lo más habitual en muchos negocios es facturar con IVA, pero sin IRPF, especialmente cuando vendes productos o prestas servicios a particulares. Se da cuando:

• Vendes bienes o prestas servicios como empresario/comerciante (tienda, e-commerce, restaurante, etc.).
• Facturas a particulares.
• Facturas a clientes extranjeros (con matices según si están en la UE o fuera de ella).
• Tu actividad no está encuadrada como “profesional” a efectos de IRPF.

En este caso, el esquema de la factura es muy sencillo:

En tu contabilidad:

• Declaras 200 € como ingreso.
• Declaras 42 € de IVA repercutido que más tarde ingresarás a Hacienda en tus modelos de IVA.
• No hay retención, por lo que el cliente te paga exactamente el total de la factura.

Este caso es clave para negocios B2C y comercios: el usuario aprende que no siempre tiene que complicarse con el IRPF, pero sí debe controlar bien el IVA.

Factura con IRPF pero sin IVA (servicios exentos)

En el escenario contrario, algunos servicios profesionales pueden estar exentos de IVA en casos muy concretos (por ejemplo, formación reglada o ciertos servicios sanitarios). En esos casos solo calculas la retención. Son actividades exentas de IVA, pero que siguen siendo actividades profesionales a efectos del IRPF.

• Determinados servicios de formación reglada y enseñanza.
• Algunos servicios sanitarios prestados por profesionales titulados.
• Ciertas actividades encuadradas legalmente como exentas de IVA.

En estos casos:

• No se repercute IVA (tipo 0 % por exención, no por “libre elección”).
• Sí se practica retención de IRPF si el cliente es empresa o autónomo.

La estructura de la factura queda así:

• Base imponible: precio del servicio.
• IRPF: se calcula sobre la base y se resta.
• Total factura: base – IRPF.

¿Qué implica esto para el profesional?

• Cobra 170 € en su cuenta, pero tributa por 200 € como ingreso profesional.
• Los 30 € retenidos son un anticipo del IRPF que ya queda ingresado en Hacienda a su nombre.

Este tipo de explicación ayuda al lector a entender que “sin IVA” no significa “sin impuestos”, y que la retención sigue jugando un papel clave en la factura.

Factura con diferentes tipos de IVA

Si trabajas con IVA reducido (10 %) o superreducido (4 %), desde el punto de vista del cálculo, el mecanismo es el mismo, cambia solo el porcentaje:

• IVA = Base imponible × tipo de IVA (0,21 / 0,10 / 0,04).
• IVA 10 % → multiplicas por 0,10
• IVA 4 % → multiplicas por 0,04

Todo lo demás se calcula igual.

Los tres tipos principales de IVA son:

Si a esto le añades IRPF (en el caso de profesionales que deban practicar retención), el IVA cambiará según el tipo aplicable, pero el IRPF se seguirá calculando siempre sobre la base imponible, nunca sobre base + IVA.

Errores frecuentes al calcular IVA e IRPF y cómo puedes evitarlos

• Calcular la retención sobre el total con IVA: El IRPF solo se calcula sobre la base imponible, nunca sobre la suma base + IVA.
• Aplicar retención a particulares: Si tu cliente es un particular, no debes practicar retención; solo aplicas IVA (o exención, según el caso).
• No usar tipos reducidos cuando corresponde: El tipo reducido se puede usar en el año de alta y los dos siguientes, siempre que cumplas los requisitos. Después, pasas al 15 %.
• Equivocarse al calcular la base imponible con IVA incluido: Si intentas a ojo calcular IVA e IRPF desde el total sin usar la fórmula correcta, la suma no cuadrará con los porcentajes oficiales y puedes tener descuadres en tus declaraciones.
• No restar la retención en facturas profesionales
• Usar el IVA incorrecto (21%, 10%, 4%): No siempre se aplica el 21 %. Algunos servicios llevan 10 %, otros 4 % y otros están exentos. Conviene revisar tu actividad y, ante la duda, consultar con asesoría.

Consecuencias de calcular mal el IVA o el IRPF

Equivocarte al calcular el IVA o el IRPF en tus facturas no es solo un fallo técnico: tiene impacto directo en tu tesorería, en tus declaraciones trimestrales y, si el error se repite, puede derivar en inspecciones, recargos y sanciones. Para un autónomo o una pequeña empresa, eso significa tiempo perdido, más papeleo y, a menudo, dinero de más.

1. Descuadres entre facturación y modelos de Hacienda:

Cada vez que emites una factura, estás generando datos que luego deben cuadrar con:

• Tus modelos de IVA (303, 390, etc.).
• Tus modelos de IRPF (130, 111, 190…).
• Tu declaración de la renta o, si eres sociedad, el Impuesto sobre Sociedades.

Si calculas mal el IVA o la retención:

• Puedes declarar menos IVA del que has repercutido (o al revés).
• Puedes declarar retenciones que no coinciden con lo que han declarado tus clientes.

2. Recargos por presentar fuera de plazo o rectificar tarde:

Si detectas el error tarde y tienes que rectificar facturas y volver a presentar modelos:

• Si presentas una autoliquidación fuera de plazo, Hacienda aplica recargos por extemporaneidad (un porcentaje sobre la cantidad a ingresar, que aumenta según el retraso).
• Si el error ha supuesto pagar menos de lo debido, además del recargo te pueden exigir intereses de demora desde la fecha en que deberías haber ingresado el impuesto.

Aunque no haya mala fe, el coste puede ser importante si arrastras varios trimestres con cálculos mal hechos.

3. Sanciones por dejar de ingresar impuestos:

Cuando el error en IVA o IRPF no se corrige a tiempo y es la Administración la que lo detecta, puede considerarse infracción tributaria. En esos casos, además de pagar lo que corresponde e intereses, la Agencia Tributaria puede imponer sanciones económicas; ocurre, por ejemplo al:

• Calcular mal el IVA e ingresar menos del que corresponde de forma reiterada.
• Aplicar un tipo de IVA incorrecto (por ejemplo, exento o reducido cuando debería ser general) y no corregirlo.
• Practicar retenciones de IRPF erróneas o no ingresarlas correctamente.

Las sanciones dependen de la gravedad y de si Hacienda aprecia negligencia, ocultación o reincidencia, pero el mensaje es claro: equivocarse sale caro si no se corrige a tiempo.

4. Problemas de tesorería y agujeros en caja

Aunque no hubiera sanción, un mal cálculo de IVA o IRPF es igualmente un problema interno:

• Si aplicas poco IVA o poca retención, puede que luego tengas que pagar más en las declaraciones de lo que tenías previsto, generando un bache de liquidez.
• Si aplicas más IVA o más IRPF del debido, estarás tensionando tus precios y cobrando importes que no se corresponden con lo que marca la ley, pudiendo perjudicar la relación con tus clientes.

Para un autónomo o una pyme, que vive muy al día con la caja, estos ajustes inesperados pueden complicar pagos a proveedores, nóminas o inversiones ya comprometidas.

5. Conflictos con clientes y necesidad de emitir facturas rectificativas

Cuando hay errores en el cálculo del IVA o del IRPF, muchas veces hay que recurrir a:

• Facturas rectificativas, para corregir importes mal calculados.
• Ajustes en contabilidad y en modelos ya presentados.
• Explicaciones al cliente porque le has facturado de más, de menos, o con un tipo que no tocaba.

Esto supone:

• Más trabajo administrativo (para ti o tu asesoría).
• Posibles tensiones comerciales si el cliente no quiere rehacer papeles o se ve perjudicado en sus propios modelos de IVA/IRPF.
• Una imagen menos profesional si el error se repite o es muy evidente.

6. Riesgos añadidos si estás en sectores con inspección frecuente

En determinados sectores (profesiones liberales, comercio, hostelería, construcción…) Hacienda y la Inspección ponen especialmente el foco. Si tus facturas muestran:

• Cálculos de IVA que no cuadran.
• Retenciones inusuales o incoherentes con tu actividad.
• Variaciones extrañas de un trimestre a otro.

Es más probable que acaben revisando tus libros al detalle. Para un autónomo o para un responsable financiero, eso significa:

• Tiempo dedicado a requerimientos.
• Aportar documentación adicional (facturas, contratos, justificantes).
• Posibles ajustes retroactivos de varios años.

Reduce el riesgo al calcular los impuestos de tus facturas

Al final, calcular bien el IVA y el IRPF va de algo más que aplicar una fórmula: es entender qué tipo de operación estás haciendo, con quién trabajas (empresa, autónomo, particular, extranjero) y qué combinación de IVA + retención corresponde en cada caso. Si partes siempre de una buena base imponible, aplicas el tipo de IVA correcto y calculas la retención solo cuando toca, tendrás el 90 % del trabajo hecho.

Asegúrate de:

• Utilizar siempre un modelo estándar de factura donde el cálculo de IVA e IRPF esté automatizado.
• Comprobar que el tipo de IVA y el tipo de retención son los correctos para tu actividad y el tipo de cliente.
• Revisar las facturas antes de cerrar el trimestre para evitar sorpresas en la declaración.
• Usar un programa de facturación o una hoja de cálculo bien diseñada para minimizar errores manuales.
• Ante la duda, consultar con una asesoría fiscal: sale mucho más barato que una sanción.